Chuyển đổi số hoạt động kinh tế làm thay đổi điều gì?

Điểm quan trọng là chuyển đổi số không đồng nghĩa với việc chỉ thay giấy tờ bằng phần mềm. Một quy trình được số hóa nhưng vẫn giữ nguyên cách phê duyệt, phân công và phối hợp cũ mới chỉ là thay đổi công cụ. Chuyển đổi thực sự xảy ra khi công nghệ làm thay đổi quy trình, dòng thông tin, vai trò của các bên và cách tạo ra giá trị.

Từ quy trình tuần tự sang quy trình kết nối bằng dữ liệu

Trong hoạt động kinh tế truyền thống, một quy trình thường được tổ chức thành nhiều bước nối tiếp: một bộ phận tạo thông tin, bộ phận khác tiếp nhận, kiểm tra rồi chuyển tiếp cho cấp tiếp theo. Mỗi khâu có thể sử dụng một hệ thống hoặc bộ hồ sơ riêng, khiến dữ liệu dễ bị phân mảnh.

Chuyển đổi số tạo điều kiện tổ chức lại quy trình theo hướng dữ liệu được tạo, cập nhật và chia sẻ xuyên suốt. Khi một thông tin được nhập vào hệ thống, các bộ phận có quyền truy cập có thể sử dụng cùng nguồn dữ liệu thay vì tạo lại thông tin ở từng công đoạn.

Cơ chế thay đổi nằm ở ba điểm:

·         Dữ liệu trở thành đầu vào dùng chung: Thông tin từ bán hàng, sản xuất, kho, tài chính hoặc chăm sóc khách hàng có thể được liên kết thay vì tồn tại như các hồ sơ độc lập

·         Công việc có thể được kích hoạt tự động: Một sự kiện hoặc điều kiện trong hệ thống có thể tạo ra bước xử lý tiếp theo mà không cần chuyển hồ sơ thủ công

·         Trạng thái công việc có thể được theo dõi liên tục: Người quản lý không chỉ biết kết quả cuối cùng mà có thể theo dõi tiến độ, điểm nghẽn và thời gian xử lý

Vì vậy, chỉ số đánh giá không nên dừng ở việc “đã có phần mềm hay chưa”. Những KPI phù hợp hơn gồm thời gian chu kỳ xử lý, tỷ lệ tự động hóa, tỷ lệ lỗi, thời gian phản hồi và chi phí trên mỗi giao dịch.

Dữ liệu trở thành nền tảng để phối hợp và ra quyết định

Khi dữ liệu được kết nối, thay đổi không chỉ diễn ra ở quy trình mà còn ở cách các chủ thể phối hợp.

Trong mô hình phân tán, mỗi phòng ban thường nhìn hoạt động kinh tế từ một phần thông tin của mình. Bộ phận bán hàng quan tâm đơn hàng, kho quan tâm tồn kho, tài chính quan tâm dòng tiền và quản lý quan tâm kết quả tổng thể. Nếu dữ liệu không được liên thông, mỗi quyết định có thể dựa trên một phiên bản thông tin khác nhau.

Chuyển đổi số giúp giảm khoảng cách này bằng cách tạo ra dòng dữ liệu có thể được chia sẻ theo quyền hạn. Khi đó, phối hợp có xu hướng chuyển từ “gửi thông tin cho nhau” sang “cùng làm việc trên một luồng thông tin”.

Điều này tạo ra một cơ chế mới:

Dữ liệu được ghi nhận → dữ liệu được kết nối → trạng thái được cập nhật → các bên cùng nhìn thấy thông tin cần thiết → quyết định được điều chỉnh

Nhưng dữ liệu được chia sẻ nhiều hơn không tự động tạo ra quyết định tốt hơn. Nếu dữ liệu thiếu, sai, không thống nhất hoặc không được quản trị quyền truy cập, tốc độ xử lý cao hơn có thể làm sai sót lan rộng nhanh hơn. Vì vậy, chất lượng dữ liệu, quyền truy cập và trách nhiệm đối với dữ liệu trở thành một phần của tổ chức hoạt động kinh tế.

Vai trò của con người thay đổi khi nhiều công đoạn được tự động hóa

Chuyển đổi số hoạt động kinh tế cũng làm thay đổi nội dung công việc. Những nhiệm vụ có tính lặp lại, dựa trên quy tắc rõ ràng và có thể mô hình hóa thường có khả năng được tự động hóa cao hơn.

Khi một phần công việc được hệ thống xử lý, con người có thể chuyển trọng tâm sang những nhiệm vụ cần:

·         Phân tích và giải thích thông tin

·         Xử lý ngoại lệ mà hệ thống không thể tự giải quyết

·         Thiết kế và cải tiến quy trình

·         Ra quyết định trong điều kiện chưa đầy đủ dữ liệu

·         Phối hợp giữa nhiều bộ phận hoặc đối tác

Điều đó không có nghĩa công nghệ thay thế toàn bộ lao động. Ranh giới quan trọng hơn là công việc nào được máy thực hiện, công việc nào vẫn cần phán đoán của con người và hai phần này được giao tiếp với nhau ra sao.

Do đó, hiệu quả chuyển đổi số không nên chỉ đo bằng số lượng tác vụ được tự động hóa. Cần xem đồng thời thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, năng suất trên mỗi lao động và tỷ lệ công việc phải xử lý thủ công hoặc xử lý ngoại lệ. Nếu tự động hóa làm giảm một bước nhưng tạo thêm nhiều bước kiểm tra thủ công, quy trình tổng thể chưa chắc đã được cải thiện.

Quan hệ giữa doanh nghiệp, khách hàng và đối tác trở nên liên tục hơn

Trong mô hình truyền thống, doanh nghiệp thường tổ chức hoạt động tương đối khép kín rồi giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác tại những điểm nhất định. Môi trường số làm ranh giới này linh hoạt hơn.

Khách hàng có thể tạo dữ liệu ngay trong quá trình tìm hiểu, đặt hàng, sử dụng và phản hồi. Đối tác có thể tham gia vào chuỗi cung ứng thông qua các hệ thống kết nối. Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu từ những tương tác này để điều chỉnh hoạt động gần với nhu cầu thực tế hơn.

Cơ chế thay đổi là:

Tương tác → dữ liệu → phân tích → điều chỉnh hoạt động → tương tác mới

Vì vậy, hoạt động kinh tế có xu hướng chuyển từ mô hình phản ứng theo từng giao dịch sang mô hình liên tục quan sát và điều chỉnh.

Tuy nhiên, kết nối nhiều hơn cũng làm tăng phụ thuộc giữa các bên. Một doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn khi kết nối với nhà cung cấp, nền tảng thanh toán hoặc hệ thống logistics, nhưng đồng thời sự cố ở một mắt xích có thể ảnh hưởng đến nhiều hoạt động liên quan. Đây là giới hạn cần tính đến khi thiết kế mô hình số hóa.

Cách tổ chức kinh tế chuyển từ kiểm soát từng bước sang quản trị theo dữ liệu và kết quả

Một thay đổi sâu hơn nằm ở phương thức quản trị. Khi hoạt động được ghi nhận bằng dữ liệu, nhà quản lý có thể chuyển từ việc kiểm tra thủ công từng công đoạn sang theo dõi trạng thái, chỉ số và các điểm bất thường.

Ví dụ, thay vì chỉ hỏi một quy trình đã hoàn thành hay chưa, hệ thống có thể cho biết:

·         Quy trình đang ở bước nào

·         Bước nào mất nhiều thời gian nhất

·         Tỷ lệ hồ sơ phải xử lý lại

·         Bộ phận nào tạo ra điểm nghẽn

·         Chi phí hoặc nguồn lực phát sinh ở từng công đoạn

·         Kết quả thực tế có lệch khỏi mục tiêu hay không

Điều này làm thay đổi quan hệ giữa quy trình và quản trị. Quy trình không còn chỉ là một chuỗi hướng dẫn cho nhân viên mà trở thành nguồn dữ liệu để đánh giá và cải tiến hoạt động.

Từ đó, doanh nghiệp có thể chuyển dần từ tư duy “kiểm soát xem nhân viên đã làm đúng bước chưa” sang “đo xem toàn bộ quy trình có đạt kết quả mong muốn không”. Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ hiệu quả khi KPI phản ánh đúng mục tiêu. Một chỉ số được tối ưu riêng lẻ có thể làm kết quả toàn hệ thống xấu đi nếu các bộ phận theo đuổi những mục tiêu không đồng nhất.

Chuyển đổi số không chỉ số hóa hoạt động mà tái tổ chức cách tạo giá trị

Nhìn tổng thể, chuyển đổi số hoạt động kinh tế có thể được hiểu theo một chuỗi thay đổi:

Số hóa thông tin → Kết nối dữ liệu → Tự động hóa quy trình → Thay đổi phối hợp → Thay đổi vai trò → Thay đổi cách ra quyết định → Tái tổ chức hoạt động tạo giá trị

Mức độ chuyển đổi vì thế không giống nhau. Một tổ chức chỉ chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử đang số hóa một phần quy trình. Một tổ chức kết nối dữ liệu giữa các bộ phận đã tiến thêm một bước. Khi doanh nghiệp thay đổi cách phân công, tự động hóa quyết định theo điều kiện, phối hợp với đối tác qua nền tảng và sử dụng dữ liệu để liên tục điều chỉnh hoạt động, tác động của chuyển đổi số đã ở cấp độ tổ chức.

Điểm cần tránh là đồng nhất nhiều công nghệ hơn với chuyển đổi sâu hơn. Một hệ thống mới chỉ tạo giá trị khi nó giải quyết được điểm nghẽn thực tế, giảm chi phí hoặc thời gian, nâng chất lượng quyết định, cải thiện phối hợp hoặc tạo ra phương thức phục vụ mới.

Vì vậy, chuyển đổi số hoạt động kinh tế làm thay đổi không chỉ công cụ thực hiện công việc mà cả cách công việc được thiết kế, dữ liệu được luân chuyển, con người được phân vai và các chủ thể phối hợp với nhau. Giá trị lớn nhất xuất hiện khi công nghệ được dùng để tái tổ chức hoạt động theo hướng kết nối, đo lường được và có khả năng điều chỉnh liên tục.