Con người trong chuyển đổi số có vai trò gì?

Chuyển đổi số vì thế không chỉ là câu chuyện đưa phần mềm, dữ liệu hay nền tảng số vào hoạt động. Đó là quá trình thay đổi cách con người ra quyết định, phối hợp công việc, sử dụng dữ liệu và tạo ra giá trị. Khi năng lực con người không theo kịp công nghệ, hệ thống số có thể được đầu tư nhưng hiệu quả thực tế vẫn thấp.

Con người là chủ thể biến công nghệ thành giá trị kinh tế đô thị

Vai trò đầu tiên của con người trong chuyển đổi số là biến một năng lực công nghệ thành kết quả có ý nghĩa trong thực tế. Một nền tảng quản lý, hệ thống dữ liệu hay công cụ tự động hóa tự thân không quyết định được cách tổ chức sử dụng chúng. Giá trị xuất hiện khi con người hiểu mục tiêu, biết vận hành và điều chỉnh công nghệ theo nhu cầu thực tế.

Trong kinh tế đô thị, điều này đặc biệt rõ vì nhiều hoạt động có sự tham gia đồng thời của cơ quan quản lý, doanh nghiệp, người lao động và người dân. Chẳng hạn, một quy trình dịch vụ được số hóa chỉ thực sự tạo ra cải thiện khi nhân sự biết sử dụng hệ thống, dữ liệu được nhập và xử lý đúng, còn người dùng có thể tiếp cận dịch vụ mà không bị gián đoạn.

Cơ chế có thể hiểu theo chuỗi:

Công nghệ tạo khả năng → con người tiếp nhận → con người thay đổi cách làm → tổ chức hình thành quy trình mới → giá trị kinh tế được tạo ra.

Vì vậy, con người không đứng ngoài quá trình chuyển đổi số mà nằm ngay trong cơ chế tạo giá trị của nó. Công nghệ càng thay đổi cách vận hành sâu bao nhiêu, yêu cầu về năng lực thích ứng của con người càng lớn bấy nhiêu.

Năng lực con người quyết định khả năng tiếp nhận và thực thi chuyển đổi số

Không phải mọi tổ chức hay mọi nhóm lao động đều tiếp nhận công nghệ theo cùng một cách. Khác biệt về kỹ năng số, khả năng học hỏi, mức độ hiểu quy trình và tâm lý thích ứng có thể làm thay đổi đáng kể tốc độ triển khai.

Có thể phân biệt hai năng lực quan trọng.

Thứ nhất là năng lực tiếp nhận. Đây là khả năng hiểu công nghệ mới dùng để làm gì, nó thay đổi công việc ra sao và người sử dụng cần điều chỉnh hành vi như thế nào. Một nhân sự có thể sử dụng phần mềm nhưng vẫn chưa thực sự thích ứng nếu họ chỉ làm đúng các thao tác mà không hiểu logic phía sau.

Thứ hai là năng lực thực thi. Đây là khả năng đưa công nghệ vào quy trình cụ thể, xử lý tình huống phát sinh, khai thác dữ liệu và phối hợp với những bộ phận khác. Chính giai đoạn này quyết định một giải pháp số có trở thành hoạt động thường xuyên hay chỉ dừng ở mức thử nghiệm.

Điểm quan trọng là đào tạo kỹ năng sử dụng công cụ chưa đủ. Người lao động còn cần hiểu sự thay đổi về quy trình, trách nhiệm và cách ra quyết định. Khi công việc được số hóa, năng lực tạo giá trị có thể chuyển từ thao tác thủ công sang phân tích dữ liệu, giám sát hệ thống, xử lý ngoại lệ và phối hợp giữa người với công nghệ.

Con người quyết định dữ liệu có được biến thành quyết định đúng hay không

Một trong những thay đổi quan trọng của kinh tế đô thị số là dữ liệu ngày càng tham gia sâu vào quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, dữ liệu không tự tạo ra quyết định. Con người vẫn phải xác định câu hỏi cần trả lời, đánh giá chất lượng dữ liệu, hiểu bối cảnh và lựa chọn hành động.

Đây là điểm dễ bị hiểu sai khi nói về chuyển đổi số. Có dữ liệu nhiều hơn không đồng nghĩa với quản trị tốt hơn. Một hệ thống có thể cung cấp rất nhiều thông tin nhưng nếu người dùng không biết đâu là dữ liệu quan trọng, không hiểu giới hạn của dữ liệu hoặc diễn giải sai kết quả, quyết định cuối cùng vẫn có thể thiếu chính xác.

Trong thực tế, vai trò của con người nằm ở cả ba khâu:

Xác định vấn đề: dữ liệu phải được thu thập để phục vụ một mục tiêu quản trị hoặc kinh doanh cụ thể

Diễn giải thông tin: con người phải đặt dữ liệu vào đúng bối cảnh để hiểu nguyên nhân, điều kiện và mức độ ảnh hưởng

Chuyển hóa thành hành động: thông tin chỉ tạo ra giá trị khi dẫn đến một quyết định hoặc thay đổi trong vận hành

Vì vậy, năng lực dữ liệu không chỉ là biết đọc bảng số liệu. Nó còn là khả năng đặt câu hỏi, kiểm tra giả định và nhận biết khi nào dữ liệu chưa đủ để đưa ra kết luận.

Khả năng phối hợp của con người quyết định mức độ đồng bộ của hệ thống số

Chuyển đổi số kinh tế đô thị hiếm khi diễn ra trong một bộ phận độc lập. Nhiều quy trình liên quan đến nhiều chủ thể, từ cơ quan quản lý đến doanh nghiệp, người lao động và người dân. Vì vậy, một hệ thống số chỉ hoạt động hiệu quả khi các bên có thể phối hợp trên cùng một logic vận hành.

Điều này làm nổi bật một vai trò khác của con người: kết nối các bộ phận và chủ thể khác nhau.

Công nghệ có thể kết nối hệ thống, nhưng con người phải thống nhất cách hiểu về dữ liệu, trách nhiệm, quy trình và mục tiêu. Nếu một bộ phận tối ưu hệ thống của mình nhưng không tương thích với bộ phận khác, toàn bộ chuỗi vẫn có thể bị gián đoạn.

Khía cạnh này cũng giải thích vì sao chuyển đổi số không thể chỉ giao cho bộ phận công nghệ thông tin. Nhóm kỹ thuật hiểu hệ thống, nhưng các bộ phận chuyên môn mới hiểu quy trình nghiệp vụ và nhu cầu thực tế. Sự phối hợp giữa hai bên quyết định công nghệ có được thiết kế đúng vấn đề hay không.

Ở cấp đô thị, yêu cầu phối hợp còn lớn hơn vì nhiều dịch vụ và hoạt động kinh tế có tính liên ngành. Con người vì thế giữ vai trò tạo ra sự liên thông giữa công nghệ, nghiệp vụ và nhu cầu của người sử dụng.

Con người là yếu tố quyết định khả năng duy trì thay đổi, không chỉ triển khai ban đầu

Một hệ thống số được đưa vào vận hành chưa có nghĩa là chuyển đổi số đã thành công. Giá trị chỉ hình thành bền vững khi cách làm mới được duy trì và tiếp tục cải thiện.

Đây là nơi xuất hiện khác biệt giữa triển khai công nghệ và chuyển đổi thực sự.

Triển khai công nghệ tập trung vào việc đưa một giải pháp vào sử dụng. Chuyển đổi số đòi hỏi con người thay đổi thói quen, quy trình và cách phối hợp trong thời gian dài. Khi gặp trở ngại, người sử dụng có thể quay lại cách làm cũ nếu họ không thấy lợi ích, thiếu kỹ năng hoặc không có cơ chế hỗ trợ.

Do đó, khả năng duy trì chuyển đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố gắn với con người như:

·         Khả năng học và thích nghi với công cụ mới

·         Mức độ hiểu mục tiêu của thay đổi

·         Khả năng xử lý ngoại lệ thay vì chỉ làm theo quy trình có sẵn

·         Cơ chế phản hồi và cải thiện trong quá trình vận hành

·         Vai trò dẫn dắt của đội ngũ quản lý

Một thay đổi số bền vững thường không dừng ở đào tạo ban đầu. Nó cần được củng cố bằng thực hành, phản hồi và điều chỉnh liên tục để công nghệ trở thành một phần tự nhiên của công việc.

Vai trò của con người thay đổi theo mức độ trưởng thành của chuyển đổi số

Ở giai đoạn đầu, con người thường tập trung vào việc làm quen với công cụ và quy trình số. Khi hệ thống trưởng thành hơn, vai trò này chuyển dần sang quản trị dữ liệu, giám sát công nghệ, xử lý các trường hợp ngoại lệ và đưa ra quyết định có tính chiến lược hơn.

Sự thay đổi này có thể nhìn theo ba cấp độ.

Giai đoạn tiếp nhận: con người học cách sử dụng công nghệ và thích nghi với quy trình mới

Giai đoạn tích hợp: con người phối hợp công nghệ với nghiệp vụ, dữ liệu và các bộ phận khác

Giai đoạn tạo giá trị: con người sử dụng công nghệ như một năng lực để đổi mới sản phẩm, mô hình vận hành và cách ra quyết định

Điều đó cho thấy chuyển đổi số không làm vai trò của con người mất đi theo nghĩa đơn giản. Ngược lại, tính chất công việc thay đổi. Những nhiệm vụ có tính lặp lại có thể được tự động hóa nhiều hơn, trong khi khả năng phân tích, phán đoán, giải quyết vấn đề, sáng tạo và phối hợp trở nên quan trọng hơn.

Giới hạn cũng nằm ở đây: công nghệ không thể thay thế hoàn toàn trách nhiệm của con người trong những quyết định cần bối cảnh, giá trị, ưu tiên hoặc đánh giá rủi ro. Hệ thống có thể hỗ trợ con người ra quyết định tốt hơn, nhưng chất lượng quyết định vẫn phụ thuộc vào cách con người sử dụng và kiểm soát công nghệ.

Con người trong chuyển đổi số là yếu tố quyết định khả năng biến công nghệ thành thay đổi thực tế. Trong kinh tế đô thị, vai trò đó thể hiện qua khả năng tiếp nhận công nghệ, thực thi quy trình mới, sử dụng dữ liệu, phối hợp giữa các chủ thể và duy trì cải tiến theo thời gian. Vì vậy, chuyển đổi số hiệu quả không chỉ cần đầu tư vào nền tảng và hệ thống mà còn phải phát triển năng lực của những người trực tiếp tạo ra và sử dụng giá trị từ các hệ thống đó.