Phân biệt số hóa dữ liệu và chuyển đổi số

Vì vậy, có thể hiểu ngắn gọn: số hóa dữ liệu là một thành phần của chuyển đổi số, còn chuyển đổi số là sự thay đổi ở cấp quy trình, mô hình vận hành và cách ra quyết định.

Số hóa dữ liệu là gì trong kinh tế đô thị?

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển thông tin đang tồn tại dưới dạng giấy, hồ sơ thủ công, bản ghi rời rạc hoặc định dạng khó xử lý thành dữ liệu số có cấu trúc và có thể sử dụng trên hệ thống công nghệ thông tin.

Trong kinh tế đô thị, đối tượng được số hóa có thể là hồ sơ đất đai, giấy phép xây dựng, thông tin doanh nghiệp, dữ liệu thuế, hồ sơ dịch vụ công, dữ liệu giao thông, bản đồ quy hoạch hoặc thông tin về tài sản và hạ tầng.

Mục tiêu trực tiếp của số hóa dữ liệu là làm cho thông tin:

·         Có thể lưu trữ tập trung hoặc theo cấu trúc thống nhất

·         Có thể tìm kiếm và truy xuất nhanh hơn

·         Có thể chia sẻ giữa các hệ thống khi đáp ứng điều kiện kết nối

·         Có thể tiếp tục được phân tích và sử dụng trong các quy trình số

Ví dụ, một bộ hồ sơ giấy về giấy phép xây dựng được quét, nhập dữ liệu và gắn với mã hồ sơ điện tử là hoạt động số hóa dữ liệu. Bản thân việc chuyển hồ sơ sang dạng số chưa làm thay đổi toàn bộ quy trình cấp phép.

Chuyển đổi số khác số hóa dữ liệu ở phạm vi nào?

Chuyển đổi số không dừng ở việc chuyển dữ liệu sang dạng điện tử. Nó liên quan đến cách dữ liệu và công nghệ được sử dụng để thiết kế lại quy trình, phối hợp nguồn lực và ra quyết định.

Trong kinh tế đô thị, một quy trình có thể trải qua nhiều mức độ thay đổi. Trước hết, hồ sơ được số hóa. Sau đó, các bộ phận có thể kết nối dữ liệu để giảm việc nhập lại thông tin. Ở mức sâu hơn, quy trình được thiết kế lại để người dân nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống tự kiểm tra điều kiện, các cơ quan liên quan khai thác chung dữ liệu và nhà quản lý sử dụng dữ liệu để theo dõi hiệu quả vận hành.

Điểm khác biệt nằm ở đối tượng thay đổi:

·         Số hóa dữ liệu chủ yếu thay đổi dạng tồn tại và khả năng xử lý của thông tin

·         Chuyển đổi số thay đổi quy trình, cách phối hợp, cách cung cấp dịch vụ và cách ra quyết định

·         Số hóa có thể hoàn thành ngay cả khi phương thức vận hành gần như giữ nguyên

·         Chuyển đổi số đòi hỏi công nghệ phải tạo ra thay đổi thực tế trong hoạt động đô thị

Do đó, một thành phố có thể có rất nhiều dữ liệu số nhưng vẫn chưa thực sự chuyển đổi số nếu các cơ quan vẫn vận hành theo quy trình thủ công, dữ liệu bị chia cắt và quyết định vẫn chủ yếu dựa trên hồ sơ riêng lẻ.

Vì sao số hóa dữ liệu chưa đồng nghĩa với chuyển đổi số?

Khác biệt quan trọng nhất nằm ở cơ chế tạo ra giá trị. Số hóa tạo nền dữ liệu; chuyển đổi số sử dụng nền dữ liệu đó để thay đổi hoạt động.

Có thể hình dung theo chuỗi:

Dữ liệu vật lý → Dữ liệu số → Kết nối dữ liệu → Tái thiết kế quy trình → Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Nếu một đô thị chỉ dừng ở bước đầu, kết quả chủ yếu là có thêm kho dữ liệu điện tử. Khi tiến sang các bước tiếp theo, dữ liệu bắt đầu được dùng để tự động hóa, tích hợp, dự báo, giám sát hoặc tối ưu hoạt động.

Chẳng hạn, số hóa dữ liệu giao thông có thể tạo ra cơ sở dữ liệu về tuyến đường, phương tiện và lưu lượng. Chuyển đổi số trong giao thông đi xa hơn khi những dữ liệu đó được kết nối với hệ thống điều hành để điều chỉnh tín hiệu, quản lý vận tải, cung cấp thông tin theo thời gian thực và hỗ trợ quyết định đầu tư hạ tầng.

Vì vậy, giá trị của chuyển đổi số không nằm ở số lượng dữ liệu được đưa lên hệ thống mà ở việc dữ liệu đó làm thay đổi hoạt động như thế nào.

So sánh số hóa dữ liệu và chuyển đổi số trong kinh tế đô thị

Bảng này cho thấy hai khái niệm có quan hệ kế tiếp chứ không phải quan hệ đồng nghĩa. Không phải mọi dự án số hóa đều là dự án chuyển đổi số, nhưng nhiều chương trình chuyển đổi số cần dữ liệu đã được số hóa làm nền tảng.

Số hóa dữ liệu và chuyển đổi số tác động thế nào đến kinh tế đô thị?

Trong kinh tế đô thị, sự khác biệt này thể hiện rõ qua tác động đến chi phí giao dịch, khả năng phối hợp và chất lượng ra quyết định.

Số hóa dữ liệu có thể làm giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ, hạn chế việc lưu trữ thủ công và tạo điều kiện chia sẻ thông tin có kiểm soát. Đây là lợi ích quan trọng nhưng chủ yếu nằm ở lớp dữ liệu.

Chuyển đổi số có thể tạo tác động rộng hơn khi dữ liệu được đưa vào quy trình vận hành. Một cơ quan có thể sử dụng dữ liệu liên thông để giảm việc yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã tồn tại trong hệ thống. Doanh nghiệp đô thị có thể dùng dữ liệu vận hành để dự báo nhu cầu, điều phối nguồn lực hoặc kiểm soát chất lượng dịch vụ. Nhà quản lý có thể kết hợp nhiều nguồn dữ liệu để đánh giá hiệu quả đầu tư và phân bổ nguồn lực.

Tuy nhiên, chuyển đổi số không tự động tạo hiệu quả chỉ vì có thêm công nghệ. Nếu dữ liệu không thống nhất, hệ thống không kết nối được, quy trình không được thiết kế lại hoặc người sử dụng không thay đổi cách làm việc, lợi ích của công nghệ có thể bị hạn chế.

Khi nào đô thị nên tập trung vào số hóa dữ liệu, khi nào cần chuyển đổi số?

Hai hướng tiếp cận phù hợp với những vấn đề khác nhau.

Nên ưu tiên số hóa dữ liệu khi vấn đề chính là dữ liệu còn tồn tại ở dạng giấy, phân tán, khó truy xuất hoặc chưa có cấu trúc để tiếp tục khai thác. Đây thường là bước nền cần thực hiện trước khi tích hợp hoặc phân tích dữ liệu ở quy mô lớn.

Nên hướng tới chuyển đổi số khi vấn đề không còn nằm ở việc thiếu dữ liệu mà nằm ở cách vận hành: quy trình chậm, các cơ quan không phối hợp được, người dân phải thực hiện nhiều bước lặp lại, thông tin không được dùng để ra quyết định hoặc nguồn lực đô thị chưa được điều phối hiệu quả.

Một chương trình chuyển đổi số có thể bao gồm số hóa dữ liệu, nhưng không nên đánh giá thành công chỉ bằng số lượng hồ sơ đã được đưa lên hệ thống. Các tiêu chí quan trọng hơn là quy trình có được cải thiện hay không, dữ liệu có được sử dụng đúng mục đích hay không và hoạt động đô thị có tạo ra giá trị tốt hơn hay không.

Trong kinh tế đô thị, số hóa dữ liệu và chuyển đổi số khác nhau chủ yếu ở phạm vi và mục tiêu. Số hóa dữ liệu tập trung đưa thông tin về dạng số để có thể lưu trữ và xử lý; chuyển đổi số sử dụng dữ liệu và công nghệ để thay đổi quy trình, phương thức cung cấp dịch vụ, phối hợp nguồn lực và ra quyết định.

Có thể xem số hóa dữ liệu là nền tảng dữ liệu, còn chuyển đổi số là sự thay đổi ở cấp vận hành và tạo giá trị. Phân biệt đúng hai khái niệm giúp đô thị tránh đồng nhất việc đưa hồ sơ lên hệ thống với một chương trình chuyển đổi số thực chất.