Dữ liệu trong chiến lược chuyển đổi số giữ vị trí thế nào?

Vì vậy, trong chiến lược chuyển đổi số, dữ liệu không nên được đặt ở cuối chuỗi như một sản phẩm phát sinh sau khi triển khai phần mềm. Nó cần được thiết kế đồng thời với mục tiêu, quy trình, kiến trúc công nghệ, cơ chế quản trị và cách đo lường kết quả.

Dữ liệu chuyển đổi vai trò từ “đầu vào hệ thống” thành “tài sản chiến lược”

Trong cách tiếp cận thiên về công nghệ, dữ liệu thường được xem là thứ hệ thống cần để vận hành: hồ sơ được nhập vào, giao dịch được lưu trữ, báo cáo được tạo ra. Cách nhìn chiến lược rộng hơn: giá trị của dữ liệu nằm ở khả năng được quản trị, kết nối, sử dụng và tái sử dụng để tạo ra quyết định hoặc kết quả tốt hơn.

OECD xác định dữ liệu là tài sản chiến lược và nhấn mạnh rằng giá trị của dữ liệu cần được xác định, tác động cần được đo lường, đồng thời phải giảm các rào cản đối với quản lý, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu.

Điều này làm thay đổi cách xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “nên triển khai hệ thống nào?”, tổ chức cần liên kết ba lớp:

·         Mục tiêu chiến lược: Muốn cải thiện kết quả nào

·         Dữ liệu: Cần thông tin nào để hiểu, đo lường và điều hành kết quả đó

·         Công nghệ: Cần năng lực nào để thu thập, tích hợp, xử lý và cung cấp dữ liệu

Khi ba lớp này không liên kết, tổ chức có thể sở hữu nhiều hệ thống nhưng vẫn thiếu khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Dữ liệu giúp chiến lược chuyển đổi số xác định đúng ưu tiên

Một chiến lược chuyển đổi số luôn phải lựa chọn: quy trình nào cần số hóa trước, hệ thống nào cần tích hợp, dữ liệu nào cần chuẩn hóa, năng lực nào cần đầu tư và kết quả nào cần đo lường. Dữ liệu giúp những lựa chọn này chuyển từ nhận định chung sang quyết định có căn cứ.

Có thể hình dung cơ chế theo chuỗi:

Dữ liệu → Thông tin → Nhận định → Quyết định → Hành động → Đo lường kết quả → Điều chỉnh

Ví dụ, nếu dữ liệu cho thấy một quy trình có tỷ lệ xử lý thủ công cao, thời gian xử lý kéo dài và phát sinh nhiều điểm kiểm tra lặp lại, ưu tiên chuyển đổi có thể được đặt vào quy trình đó thay vì chỉ lựa chọn các hệ thống mới theo xu hướng công nghệ.

OECD cũng phân chia giá trị của dữ liệu trong khu vực công thành các hoạt động như dự báo và lập kế hoạch, triển khai dịch vụ, theo dõi và đánh giá. Cách tiếp cận này cho thấy dữ liệu không chỉ phục vụ báo cáo sau khi hoạt động kết thúc mà còn có vai trò trước, trong và sau quá trình ra quyết định.

Vì vậy, dữ liệu có giá trị chiến lược nhất khi nó trả lời được những câu hỏi mà lãnh đạo và đơn vị vận hành thực sự phải quyết định: ưu tiên ở đâu, can thiệp lúc nào, phân bổ nguồn lực thế nào và kết quả có đạt mục tiêu không.

Giá trị của dữ liệu phụ thuộc vào chất lượng, khả năng kết nối và quản trị

Có dữ liệu không đồng nghĩa với có năng lực chuyển đổi số. Nếu dữ liệu thiếu chính xác, bị phân mảnh hoặc không thể truy cập đúng quyền hạn, nó khó trở thành cơ sở đáng tin cậy cho quyết định.

Ba điều kiện có quan hệ chặt chẽ với nhau:

Chất lượng dữ liệu quyết định liệu thông tin có đáng tin hay không. Các vấn đề như thiếu trường dữ liệu, sai định dạng, trùng bản ghi hoặc dữ liệu không được cập nhật có thể làm sai lệch phân tích.

Khả năng kết nối và chia sẻ quyết định liệu dữ liệu có thể được sử dụng xuyên suốt các quy trình hay vẫn bị khóa trong từng hệ thống. OECD nhấn mạnh kiến trúc dữ liệu cần hỗ trợ tiêu chuẩn, khả năng tương tác và ngữ nghĩa nhất quán trong toàn bộ quá trình tạo, thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Quản trị dữ liệu quyết định ai được sử dụng dữ liệu, sử dụng cho mục đích nào, trách nhiệm thuộc về ai và rủi ro được kiểm soát ra sao. NIST cũng đặt quản trị dữ liệu cùng các vấn đề như vai trò và trách nhiệm, yêu cầu dữ liệu, chất lượng dữ liệu, chia sẻ, metadata, lineage, quyền truy cập và phân tích dữ liệu vào cùng một vòng đời quản lý.

Do đó, đầu tư vào dữ liệu trong chiến lược chuyển đổi số không chỉ là mua nền tảng lưu trữ hay công cụ phân tích. Đó là đầu tư vào chất lượng, kiến trúc, tiêu chuẩn, quyền truy cập, trách nhiệm quản trị và khả năng sử dụng dữ liệu.

Dữ liệu phải gắn với cơ chế đo lường để chiến lược có thể điều chỉnh

Một chiến lược chuyển đổi số không thể chỉ được đánh giá bằng số lượng hệ thống đã triển khai hoặc số quy trình đã số hóa. Những chỉ số đó cho biết mức độ triển khai công nghệ, nhưng chưa chắc cho biết chuyển đổi có tạo ra kết quả mong muốn hay không.

Dữ liệu cần được nối với các chỉ số phản ánh kết quả thực tế, chẳng hạn:

·         Thời gian xử lý của quy trình

·         Tỷ lệ giao dịch được xử lý số

·         Tỷ lệ lỗi hoặc hồ sơ phải xử lý lại

·         Mức độ sử dụng dịch vụ số

·         Chi phí vận hành

·         Mức độ hoàn thành mục tiêu

·         Chất lượng và thời gian phản hồi

·         Kết quả trước và sau khi thay đổi quy trình

Cách tiếp cận này tạo thành vòng lặp quản trị:

Mục tiêu → Chỉ số → Dữ liệu → Đánh giá → Điều chỉnh → Đo lại

OECD cho rằng việc sử dụng dữ liệu phải bao gồm cả thiết kế, triển khai, giám sát và đánh giá chính sách, dịch vụ; báo cáo Digital Government Outlook 2026 cũng nhấn mạnh khoảng cách giữa việc có khung chiến lược và việc sử dụng dữ liệu có hệ thống, quản lý chất lượng và giám sát thường xuyên.

Điểm quan trọng là dữ liệu không chỉ dùng để chứng minh chiến lược đã được thực hiện. Nó phải giúp xác định chiến lược có đang tạo ra kết quả hay không và cần thay đổi điều gì tiếp theo.

Dữ liệu không thay thế chiến lược mà làm cho quyết định chiến lược có căn cứ hơn

Dữ liệu có vai trò lớn nhưng không nên được hiểu là mọi quyết định đều có thể tự động suy ra từ dữ liệu. Dữ liệu phản ánh những gì được thu thập và đo lường; quyết định chiến lược còn phụ thuộc vào mục tiêu, nguồn lực, rủi ro, quy định, ưu tiên của tổ chức và những giá trị cần bảo vệ.

Đây là ranh giới quan trọng: data-driven không đồng nghĩa với data-only.

Một quyết định tốt cần kết hợp dữ liệu với:

·         Mục tiêu chiến lược

·         Bối cảnh vận hành

·         Nguồn lực

·         Rủi ro

·         Quy định và trách nhiệm

·         Đánh giá của chuyên gia

·         Phản hồi từ người sử dụng

Đặc biệt, dữ liệu nhạy cảm hoặc dữ liệu cá nhân còn đặt ra yêu cầu về quyền riêng tư, bảo mật, minh bạch và trách nhiệm giải trình. OECD nhấn mạnh rằng việc khai thác giá trị của dữ liệu phải đi cùng cơ chế quản trị và bảo vệ niềm tin khi dữ liệu được sử dụng.

Vì vậy, mục tiêu của chiến lược dữ liệu không phải là thu thập càng nhiều càng tốt. Mục tiêu là có đúng dữ liệu, đủ chất lượng, đúng quyền truy cập và đúng cơ chế sử dụng để hỗ trợ những quyết định quan trọng.

Định hướng chiến lược nên bắt đầu từ quyết định cần hỗ trợ, không phải từ lượng dữ liệu đang có

Một cách tiếp cận thực tế là bắt đầu từ những quyết định mà tổ chức cần cải thiện, sau đó xác định dữ liệu và năng lực cần thiết để hỗ trợ các quyết định đó.

Có thể triển khai theo trình tự:

1.    Xác định mục tiêu chuyển đổi: Kết quả nào cần được cải thiện

2.    Xác định quyết định quan trọng: Những quyết định nào ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu

3.    Xác định thông tin cần có: Cần biết điều gì để ra các quyết định đó

4.    Đánh giá dữ liệu hiện có: Dữ liệu nằm ở đâu, chất lượng thế nào và có thể kết nối hay không

5.    Thiết kế quản trị dữ liệu: Xác định quyền, trách nhiệm, tiêu chuẩn và cơ chế kiểm soát

6.    Xây dựng năng lực công nghệ: Tích hợp, lưu trữ, phân tích và cung cấp dữ liệu theo nhu cầu

7.    Thiết lập đo lường: Theo dõi dữ liệu đầu vào, quyết định và kết quả để điều chỉnh chiến lược

Cách làm này giúp tránh một rủi ro phổ biến: xây dựng kho dữ liệu hoặc nền tảng phân tích trước, sau đó mới tìm cách xác định dữ liệu có thể dùng vào việc gì. Trong mô hình trưởng thành hơn, dữ liệu được thiết kế xoay quanh mục tiêu và quyết định, còn công nghệ là năng lực để biến yêu cầu đó thành hoạt động có thể vận hành.

OECD hiện cũng nhấn mạnh chuyển đổi số cần chuyển từ các sáng kiến số hóa rời rạc sang cách tiếp cận có tính hệ thống, trong đó dữ liệu, công nghệ và năng lực số được tích hợp vào hoạt động thường ngày và hướng tới các cải thiện có thể đo lường.

Dữ liệu giữ vị trí tài sản chiến lược và lớp kết nối giữa mục tiêu, quyết định, công nghệ và kết quả trong chiến lược chuyển đổi số. Giá trị của dữ liệu không nằm ở khối lượng dữ liệu được thu thập mà ở khả năng biến dữ liệu thành thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ lựa chọn ưu tiên, đo lường kết quả và điều chỉnh hành động. Muốn dữ liệu thực sự tạo giá trị, chiến lược chuyển đổi số cần đồng thời quan tâm đến chất lượng dữ liệu, khả năng kết nối, quản trị, quyền truy cập, đo lường và trách nhiệm sử dụng dữ liệu. Khi đó, dữ liệu không còn là phần việc riêng của bộ phận công nghệ mà trở thành một thành phần của cơ chế ra quyết định chiến lược.