Giai đoạn chuyển đổi số được xác định như thế nào?

Cách phân chia có giá trị nhất thường dựa trên ba trục: mục tiêu cần đạt, năng lực số đã hình thành và kết quả có thể chứng minh. Theo logic này, một giai đoạn chỉ kết thúc khi tổ chức không chỉ triển khai thêm công nghệ mà đã tạo được năng lực mới đủ ổn định để thay đổi cách vận hành hoặc tạo ra kết quả khác trước.

Điều này cũng giúp phân biệt ba khái niệm dễ bị đồng nhất. Số hóa dữ liệu chủ yếu biến thông tin từ dạng vật lý hoặc thủ công thành dữ liệu số. Số hóa hoạt động sử dụng công nghệ để cải thiện quy trình hiện có. Chuyển đổi số đi xa hơn khi dữ liệu và công nghệ làm thay đổi cách tổ chức vận hành, ra quyết định, cung cấp giá trị hoặc tổ chức mô hình hoạt động.

Giai đoạn chuyển đổi số được xác định theo điều gì?

Một giai đoạn chuyển đổi số nên được xác định bởi sự thay đổi có thể quan sát được trong trạng thái của tổ chức. Ba câu hỏi cần được xem xét đồng thời là:

·         Mục tiêu: Tổ chức đang muốn số hóa thông tin, tối ưu quy trình, tích hợp vận hành hay thay đổi cách tạo giá trị

·         Năng lực: Dữ liệu, công nghệ, quy trình, con người và cơ chế quản trị đã đủ để thực hiện mục tiêu đó hay chưa

·         Kết quả: Năng lực mới đã tạo ra thay đổi ổn định và đo được trong vận hành hay chưa

Mục tiêu cho biết tổ chức muốn đi đến đâu. Năng lực cho biết tổ chức thực sự làm được gì. Kết quả xác nhận việc chuyển đổi đã tạo tác động hay vẫn chỉ dừng ở mức đầu tư.

Vì vậy, doanh nghiệp đã mua nhiều phần mềm hoặc chuyển nhiều hồ sơ lên môi trường số chưa chắc đã ở giai đoạn chuyển đổi cao. Nếu dữ liệu vẫn phân tán, quy trình chưa liên thông và quyết định vẫn phụ thuộc vào thao tác thủ công, năng lực vận hành thực tế chưa thay đổi tương ứng.

Ngược lại, một tổ chức không nhất thiết phải sở hữu hệ thống công nghệ phức tạp mới được xem là tiến xa. Nếu công nghệ phù hợp đã tạo ra dữ liệu nhất quán, quy trình tích hợp và khả năng ra quyết định tốt hơn, mức trưởng thành có thể cao hơn một tổ chức đầu tư lớn nhưng triển khai rời rạc.

Giai đoạn đầu tập trung tạo nền tảng dữ liệu số

Ở giai đoạn nền tảng, mục tiêu chính là đưa những tài sản thông tin quan trọng vào trạng thái có thể lưu trữ, truy cập và xử lý bằng hệ thống số.

Hoạt động thường gặp gồm số hóa hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu, thiết lập các hệ thống nghiệp vụ cơ bản và giảm phụ thuộc vào tài liệu giấy hoặc dữ liệu nằm riêng trong từng cá nhân. Giá trị của giai đoạn này không phải là “có dữ liệu điện tử”, mà là tạo điều kiện để dữ liệu có thể được sử dụng trong các quy trình tiếp theo.

Một tổ chức chưa thể coi là hoàn thành nền tảng nếu dữ liệu tuy đã được nhập vào hệ thống nhưng vẫn trùng lặp, thiếu cấu trúc, không có quy tắc quản trị hoặc không thể chia sẻ giữa các đơn vị cần sử dụng.

Do đó, dấu hiệu chuyển sang giai đoạn tiếp theo không nên là số lượng tài liệu đã scan hoặc số phần mềm đã cài đặt. Dấu hiệu quan trọng hơn là những dữ liệu cốt lõi đã đủ tin cậy để trở thành đầu vào ổn định cho hoạt động nghiệp vụ.

Giai đoạn tiếp theo số hóa và tích hợp quy trình

Khi nền tảng dữ liệu đã hình thành, trọng tâm chuyển từ thông tin số sang cách công việc được thực hiện trên môi trường số.

Tại đây, công nghệ được đưa vào những chuỗi hoạt động cụ thể: phê duyệt, bán hàng, chăm sóc khách hàng, mua hàng, quản lý nhân sự, sản xuất hoặc các nghiệp vụ đặc thù khác. Những bước trước đây cần chuyển hồ sơ thủ công có thể được kết nối thành luồng xử lý thống nhất.

Sự khác biệt cốt lõi so với giai đoạn trước nằm ở cơ chế tạo giá trị. Dữ liệu không còn chỉ được lưu giữ mà bắt đầu di chuyển qua các quy trình và kích hoạt hành động. Khi các hệ thống được tích hợp, một sự kiện phát sinh tại một điểm có thể cập nhật hoặc tạo tác vụ ở những điểm liên quan mà không phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.

Tuy nhiên, tự động hóa một quy trình kém hiệu quả không đồng nghĩa với chuyển đổi thành công. Nếu tổ chức chỉ đưa nguyên cách làm cũ lên phần mềm, những bước thừa và điểm nghẽn có thể vẫn tồn tại. Vì vậy, giai đoạn này cần đồng thời xem xét thiết kế lại quy trình, quyền ra quyết định và trách nhiệm giữa các bộ phận.

Giai đoạn trưởng thành hình thành năng lực vận hành dựa trên dữ liệu

Khi dữ liệu và quy trình đã được kết nối tương đối ổn định, trọng tâm có thể chuyển sang khai thác dữ liệu để điều hành và cải thiện hoạt động.

Ở mức này, dữ liệu không chỉ ghi lại điều đã xảy ra. Nó được tổng hợp thành chỉ số, cảnh báo, phân tích hoặc mô hình hỗ trợ quyết định. Nhà quản lý có thể theo dõi tình trạng vận hành gần với thực tế hơn, phát hiện bất thường sớm hơn và đánh giá tác động của các quyết định bằng dữ liệu.

Một dấu hiệu quan trọng của sự trưởng thành là khả năng lặp lại. Nếu một báo cáo quan trọng vẫn phải thu thập dữ liệu thủ công từ nhiều file mỗi lần cần sử dụng, năng lực dữ liệu chưa thực sự trở thành một phần của hệ thống vận hành. Khi dữ liệu, định nghĩa chỉ số và luồng cập nhật đã được quản trị ổn định, tổ chức mới có thể sử dụng chúng như một năng lực thường xuyên.

Đây cũng là điểm cần tránh cách đánh giá chỉ dựa vào việc đã triển khai AI, BI hay một công nghệ phân tích cụ thể. Công cụ chỉ tạo giá trị khi có dữ liệu đủ chất lượng, quy trình sử dụng rõ ràng và con người có quyền hành động dựa trên kết quả phân tích.

Giai đoạn cao hơn làm thay đổi mô hình tạo giá trị

Một mức chuyển đổi sâu hơn xuất hiện khi năng lực số không chỉ cải thiện hoạt động hiện tại mà còn cho phép tổ chức thay đổi cách cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc tạo giá trị.

Thay đổi có thể nằm ở trải nghiệm khách hàng, mô hình phục vụ, cơ chế phối hợp trong chuỗi giá trị hoặc cách doanh nghiệp tạo doanh thu. Công nghệ lúc này không còn đóng vai trò của một lớp hỗ trợ riêng biệt mà trở thành một phần của mô hình hoạt động.

Điểm phân biệt với tối ưu hóa quy trình là phạm vi tác động. Rút ngắn thời gian xử lý một nghiệp vụ là cải tiến vận hành. Thiết kế lại toàn bộ cách khách hàng tiếp cận và sử dụng dịch vụ dựa trên dữ liệu và nền tảng số có thể tạo ra thay đổi ở cấp mô hình.

Không phải mọi tổ chức đều cần hướng tới mức thay đổi này ở mọi hoạt động. Một quy trình ổn định, ít biến động và không tạo lợi thế khác biệt có thể chỉ cần được số hóa hiệu quả. Chuyển đổi sâu chỉ hợp lý khi giá trị tạo ra tương xứng với chi phí, rủi ro và mức thay đổi tổ chức phải chấp nhận.

Cách nhận biết tổ chức đang ở giai đoạn nào

Không nên xác định giai đoạn bằng một câu hỏi duy nhất như “đã dùng công nghệ gì?”. Việc đánh giá cần xem xét đồng thời nhiều năng lực có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau.

Dữ liệu

Xem dữ liệu quan trọng đang nằm rải rác hay đã được chuẩn hóa, có chủ sở hữu, có quy tắc chất lượng và có thể sử dụng xuyên suốt các nghiệp vụ.

Quy trình

Xác định công việc vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công hay đã được thiết kế lại, số hóa và kết nối từ đầu đến cuối.

Công nghệ

Đánh giá khả năng tích hợp, mở rộng, bảo mật và hỗ trợ vận hành của hệ thống thay vì chỉ đếm số lượng công cụ đang sử dụng.

Con người và quản trị

Kiểm tra vai trò, năng lực số, quyền quyết định, trách nhiệm dữ liệu và cơ chế phối hợp đã thay đổi phù hợp với phương thức vận hành mới hay chưa.

Kết quả

Đối chiếu năng lực đã xây dựng với chỉ số thực tế như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, chi phí vận hành, khả năng phục vụ, mức sử dụng kênh số hoặc các KPI phù hợp với mục tiêu ban đầu.

Một tổ chức thường không trưởng thành đồng đều trên tất cả các chiều. Chẳng hạn, hạ tầng công nghệ có thể khá tốt trong khi dữ liệu và quản trị vẫn yếu. Trong trường hợp đó, không nên lấy chiều mạnh nhất để đại diện cho toàn bộ mức trưởng thành. Giai đoạn thực tế phải phản ánh những năng lực có tính điều kiện đối với mục tiêu đang theo đuổi.

Không nên áp dụng một lộ trình cứng cho mọi tổ chức

Các giai đoạn chuyển đổi số hữu ích khi chúng giúp xác định trạng thái hiện tại, trạng thái đích và khoảng cách năng lực cần thu hẹp. Chúng trở nên kém hữu ích nếu bị coi là các bước bắt buộc mà mọi tổ chức phải thực hiện giống nhau.

Một doanh nghiệp có dữ liệu số tương đối tốt từ khi thành lập có thể không cần trải qua một chương trình số hóa tài liệu quy mô lớn. Một tổ chức lâu năm với nhiều hệ thống kế thừa lại có thể cần dành nhiều nguồn lực hơn cho chuẩn hóa và tích hợp trước khi phát triển phân tích dữ liệu nâng cao.

Thứ tự ưu tiên cũng phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh. Nếu vấn đề lớn nhất là thời gian xử lý đơn hàng, lộ trình nên ưu tiên dữ liệu và quy trình liên quan đến đơn hàng. Nếu mục tiêu là tạo dịch vụ số mới, các năng lực về nền tảng, dữ liệu khách hàng, tích hợp và thử nghiệm sản phẩm có thể trở thành điều kiện quan trọng hơn.

Vì thế, cách sử dụng mô hình giai đoạn phù hợp là xác định tiêu chí chuyển trạng thái trước khi triển khai. Với mỗi giai đoạn, tổ chức cần biết rõ mục tiêu nào phải đạt, năng lực nào phải tồn tại và kết quả nào chứng minh rằng có thể chuyển sang mức tiếp theo. Cách tiếp cận này biến lộ trình chuyển đổi số từ một danh sách dự án công nghệ thành một chuỗi phát triển năng lực có thể quản trị.

Các giai đoạn chuyển đổi số được xác định tốt nhất bằng mức thay đổi của tổ chức qua ba yếu tố: mục tiêu, năng lực và kết quả. Một cách phân chia thực tế có thể đi từ xây dựng nền tảng dữ liệu, số hóa và tích hợp quy trình, vận hành dựa trên dữ liệu đến thay đổi mô hình tạo giá trị. Tuy nhiên, tên gọi và số lượng giai đoạn có thể khác nhau giữa các tổ chức. Điều quyết định một tổ chức đã chuyển giai đoạn hay chưa không phải thời gian đã triển khai hoặc số công nghệ đã mua, mà là năng lực mới đã hình thành ổn định và tạo ra kết quả phù hợp với mục tiêu chuyển đổi.