Định hướng chuyển đổi số được hiểu như thế nào?

Điểm quan trọng là “định hướng” không đồng nghĩa với việc liệt kê những công nghệ cần mua hoặc những phần mềm cần triển khai. Nó trả lời câu hỏi ở cấp độ cao hơn: tổ chức cần chuyển đổi điều gì, chuyển đổi để đạt mục tiêu nào và nên ưu tiên nguồn lực vào đâu trước?

Trong phạm vi quốc gia, Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 đã phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, với mục tiêu phát triển đồng thời Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Vì vậy, có thể xem định hướng chuyển đổi số là lớp định hướng chiến lược nằm trước các quyết định triển khai cụ thể. Nó giúp biến mục tiêu chuyển đổi số từ một chủ trương chung thành những nhóm ưu tiên có thể tổ chức, đầu tư và đo lường.

Định hướng chuyển đổi số gồm những nội dung cốt lõi nào?

Để có giá trị thực tế, định hướng chuyển đổi số không nên chỉ dừng ở việc xác định “ứng dụng công nghệ”. Một định hướng đủ rõ cần gắn ít nhất với mục tiêu, đối tượng chuyển đổi, năng lực nền tảng và thứ tự ưu tiên.

Xác định mục tiêu chuyển đổi

Mục tiêu là điểm xuất phát để quyết định có nên thực hiện một sáng kiến số hay không.

Một mục tiêu có thể tập trung vào nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng khả năng kết nối dữ liệu, thay đổi phương thức quản trị hoặc tạo ra mô hình cung cấp giá trị mới.

Trong Chương trình Chuyển đổi số quốc gia, mục tiêu được cụ thể hóa thành các hướng phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số và xây dựng môi trường số an toàn, rộng khắp.

Xác định đối tượng và phạm vi chuyển đổi

Không phải mọi hoạt động đều cần chuyển đổi cùng lúc. Định hướng phải xác định phạm vi phù hợp với mục tiêu.

Chẳng hạn, một tổ chức có thể ưu tiên trước các quy trình nội bộ, dữ liệu dùng chung hoặc kênh cung cấp dịch vụ. Khi phạm vi được xác định rõ, việc lựa chọn công nghệ mới có cơ sở hơn thay vì bắt đầu từ một sản phẩm hoặc nền tảng cụ thể.

Xác định các năng lực nền tảng

Chuyển đổi số cần những năng lực làm nền cho nhiều sáng kiến khác nhau. Trong các định hướng của Việt Nam, hạ tầng số, nền tảng số và dữ liệu được xem là những thành phần quan trọng để thúc đẩy quá trình chuyển đổi. Cổng Chuyển đổi số quốc gia cũng xác định nền tảng số là một giải pháp đột phá để đẩy nhanh chuyển đổi số trong Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Xác định thứ tự ưu tiên

Đây là phần biến định hướng thành cơ sở triển khai. Khi nguồn lực về ngân sách, nhân sự, dữ liệu và năng lực công nghệ đều có giới hạn, không thể đồng thời thực hiện mọi sáng kiến.

Do đó, định hướng cần giúp trả lời:

·         Việc nào tạo tác động lớn hơn?

·         Việc nào cần làm trước để tạo nền cho việc khác?

·         Năng lực nào đang là điểm nghẽn?

·         Sáng kiến nào có thể triển khai với nguồn lực hiện có?

·         Kết quả nào có thể đo lường để tiếp tục điều chỉnh?

Vì sao định hướng chuyển đổi số cần đi trước việc lựa chọn công nghệ?

Nếu lựa chọn công nghệ trước khi xác định định hướng, tổ chức dễ rơi vào tình trạng có công cụ nhưng chưa giải quyết đúng vấn đề.

Một phần mềm mới có thể số hóa một quy trình hiện hữu, nhưng điều đó chưa chắc tạo ra chuyển đổi về phương thức vận hành. Chuyển đổi số đòi hỏi xem xét mối quan hệ giữa quy trình, dữ liệu, con người, công nghệ và mục tiêu đầu ra.

Điều này cũng được phản ánh trong cách tiếp cận của Việt Nam: một thông cáo của Cổng Chuyển đổi số quốc gia dẫn Quyết định 749/QĐ-TTg và nêu ba yếu tố con người, thể chế và công nghệ là những yếu tố cơ bản quyết định thành bại của chuyển đổi số.

Vì vậy, công nghệ nên được xem là một phương tiện thực hiện định hướng, không phải bản thân định hướng.

Định hướng chuyển đổi số giúp xác lập hướng ưu tiên triển khai như thế nào?

Cơ chế tác động có thể hình dung theo chuỗi:

Mục tiêu → vấn đề cần thay đổi → năng lực cần có → sáng kiến ưu tiên → kết quả cần đo lường

Trước hết, tổ chức xác định mục tiêu muốn đạt được. Từ mục tiêu đó, xác định những vấn đề hoặc điểm nghẽn đang cản trở kết quả. Tiếp theo là xác định năng lực số cần xây dựng để xử lý những điểm nghẽn này.

Sau đó, các sáng kiến được sắp xếp theo mức độ ưu tiên thay vì triển khai đồng loạt.

Ví dụ, nếu dữ liệu đang phân tán và chưa thể chia sẻ, việc xây dựng nền tảng dữ liệu hoặc cơ chế kết nối có thể trở thành ưu tiên trước một số ứng dụng ở lớp trên. Ngược lại, nếu nền tảng đã tương đối hoàn thiện nhưng trải nghiệm dịch vụ còn hạn chế, ưu tiên có thể chuyển sang thiết kế lại quy trình và kênh phục vụ.

Cách tiếp cận này giúp thứ tự triển khai xuất phát từ nhu cầu chuyển đổi, thay vì xuất phát từ danh mục công nghệ.

Những nhóm ưu tiên thường cần được xem xét trong định hướng chuyển đổi số

Định hướng cụ thể phụ thuộc vào từng tổ chức và lĩnh vực, nhưng có thể xem xét các nhóm năng lực sau khi xây dựng lộ trình.

Dữ liệu và khả năng kết nối

Dữ liệu là cơ sở để nhiều hoạt động số hóa vận hành thống nhất. Nếu dữ liệu bị phân tán, thiếu chuẩn hóa hoặc không thể kết nối, các ứng dụng phía trên khó phát huy đầy đủ giá trị.

Chiến lược phát triển Chính phủ số của Việt Nam cũng đặt ra các nhiệm vụ liên quan đến nền tảng, dữ liệu và khả năng kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống.

Quy trình và phương thức vận hành

Số hóa một quy trình chưa tối ưu có thể chỉ tạo ra một phiên bản điện tử của quy trình cũ. Vì vậy, định hướng cần xem xét liệu quy trình có cần được đơn giản hóa, tích hợp hoặc thiết kế lại trước khi đưa lên môi trường số hay không.

Nền tảng và hạ tầng số

Hạ tầng và nền tảng tạo điều kiện để nhiều dịch vụ hoặc ứng dụng dùng chung năng lực thay vì xây dựng riêng lẻ. Đây cũng là một hướng được nhấn mạnh trong các chiến lược chuyển đổi số của Việt Nam.

Con người và năng lực tổ chức

Công nghệ không tự tạo ra thay đổi nếu người sử dụng không có năng lực hoặc tổ chức không thay đổi cách vận hành. Vì vậy, đào tạo, tổ chức nhân sự, trách nhiệm quản trị và khả năng thích ứng cần được xem như một phần của định hướng, thay vì là công việc phát sinh sau khi triển khai hệ thống.

Thể chế, an toàn và quản trị

Khi hoạt động chuyển lên môi trường số, các vấn đề về quy định, quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu, an toàn thông tin và trách nhiệm quản trị trở thành điều kiện để hệ thống có thể vận hành bền vững.

Định hướng chuyển đổi số khác gì với kế hoạch chuyển đổi số?

Hai khái niệm có quan hệ nhưng không đồng nhất.

Định hướng chuyển đổi số trả lời chủ yếu về hướng đi và ưu tiên: cần thay đổi ở đâu, vì mục tiêu gì và nên tập trung vào năng lực nào.

Kế hoạch chuyển đổi số đi sâu hơn vào cách thực hiện: nhiệm vụ nào được triển khai, thời gian nào, đơn vị nào phụ trách, cần bao nhiêu nguồn lực và đo lường kết quả bằng chỉ tiêu nào.

Có thể hình dung:

Định hướng → xác lập ưu tiên → lộ trình → kế hoạch → dự án → đo lường kết quả

Nếu thiếu định hướng, kế hoạch dễ trở thành danh sách dự án rời rạc. Ngược lại, nếu chỉ có định hướng mà không chuyển thành lộ trình và kế hoạch, mục tiêu chuyển đổi khó được biến thành kết quả cụ thể.

Làm thế nào để xây dựng định hướng chuyển đổi số có tính khả thi?

Một định hướng có giá trị không chỉ cần đúng về mặt chiến lược mà còn phải phù hợp với điều kiện triển khai.

Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu và vấn đề cần giải quyết. Sau đó đánh giá hiện trạng về quy trình, dữ liệu, hạ tầng, công nghệ, nhân sự và cơ chế quản trị. Từ khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu, tổ chức xác định những năng lực cần xây dựng.

Các sáng kiến sau đó nên được ưu tiên dựa trên tác động, tính cấp thiết, mức độ phụ thuộc, khả năng thực hiện và nguồn lực cần thiết. Những nhiệm vụ tạo nền tảng cho nhiều sáng kiến khác thường cần được xem xét trước.

Cuối cùng, mỗi ưu tiên cần gắn với kết quả có thể theo dõi. Khi kết quả thực tế khác với mục tiêu, định hướng và thứ tự ưu tiên có thể được điều chỉnh thay vì coi lộ trình ban đầu là bất biến.

Định hướng chuyển đổi số, xét về bản chất, là cách xác lập hướng đi và trọng tâm ưu tiên cho quá trình chuyển đổi dựa trên mục tiêu thay đổi thực tế. Nó giúp tổ chức quyết định nên chuyển đổi vấn đề nào trước, cần xây dựng năng lực gì và phân bổ nguồn lực ra sao.

Điểm cốt lõi là không bắt đầu bằng câu hỏi “nên dùng công nghệ nào”, mà bắt đầu bằng câu hỏi “cần thay đổi điều gì để đạt mục tiêu nào?”. Khi câu trả lời đã rõ, công nghệ, dữ liệu, quy trình, con người và hạ tầng mới được lựa chọn theo đúng vai trò của chúng trong lộ trình chuyển đổi.