Chiến lược chuyển đổi số là gì và có vai trò nào?

Chiến lược chuyển đổi số là định hướng tổng thể giúp tổ chức xác định muốn thay đổi điều gì bằng công nghệ số, thay đổi để đạt mục tiêu nào, ưu tiên việc gì trước và phân bổ nguồn lực ra sao. Vì vậy, chiến lược không đơn thuần là kế hoạch mua phần mềm, triển khai hệ thống CNTT hay số hóa một số quy trình riêng lẻ.

Điểm cốt lõi nằm ở mối liên hệ giữa mục tiêu kinh doanh, mô hình vận hành, dữ liệu, con người và công nghệ. Công nghệ là phương tiện; kết quả cần hướng tới có thể là nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tạo sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tăng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu hoặc thay đổi cách tổ chức tạo ra giá trị.

Một chiến lược chuyển đổi số có giá trị thường trả lời được bốn câu hỏi:

1.    Đang ở đâu? Xác định mức độ trưởng thành số, các điểm nghẽn và năng lực hiện có

2.    Muốn đi đâu? Xác định trạng thái mục tiêu và kết quả cần đạt

3.    Đi bằng cách nào? Xác định các sáng kiến, năng lực, công nghệ và thay đổi tổ chức cần thiết

4.    Ưu tiên thế nào? Xác định thứ tự triển khai dựa trên giá trị, tính khả thi, rủi ro và nguồn lực

Theo cách tiếp cận quản trị, chiến lược chuyển đổi số vì thế phải gắn với chiến lược phát triển chung thay vì tồn tại như một kế hoạch công nghệ độc lập.

Chiến lược chuyển đổi số có vai trò gì?

Vai trò lớn nhất của chiến lược chuyển đổi số là biến việc ứng dụng công nghệ từ các dự án rời rạc thành một chương trình thay đổi có mục tiêu và thứ tự ưu tiên.

Trước hết, chiến lược tạo ra một điểm đích chung. Khi không có định hướng, mỗi phòng ban có thể lựa chọn công cụ hoặc triển khai dự án theo nhu cầu riêng, dẫn tới dữ liệu phân tán, hệ thống chồng chéo và khó đo lường kết quả. Chiến lược giúp các sáng kiến cùng hướng về những kết quả đã xác định.

Thứ hai, chiến lược giúp phân biệt giữa số hóa và chuyển đổi. Số hóa một tài liệu giấy thành tệp điện tử có thể làm giảm thao tác thủ công, nhưng chưa nhất thiết thay đổi cách tổ chức vận hành. Chuyển đổi số đi xa hơn khi công nghệ, dữ liệu và quy trình được kết hợp để tạo ra cách làm mới.

Thứ ba, chiến lược tạo cơ sở cho quyết định đầu tư. Một dự án công nghệ có thể hiện đại về mặt kỹ thuật nhưng vẫn không đáng ưu tiên nếu không giải quyết vấn đề quan trọng hoặc không tạo giá trị tương xứng với chi phí và năng lực triển khai.

Cuối cùng, chiến lược giúp quản trị thay đổi. Chuyển đổi số tác động đến quy trình, vai trò, kỹ năng, cơ cấu phối hợp và cách ra quyết định. Nếu chỉ đầu tư công nghệ mà không chuẩn bị tổ chức và con người, khả năng đạt kết quả thực tế sẽ bị hạn chế.

Chiến lược chuyển đổi số định hướng mục tiêu và ưu tiên ra sao?

Một chiến lược tốt không bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua công nghệ nào?”, mà bắt đầu bằng mục tiêu cần đạt và vấn đề cần giải quyết.

Có thể hình dung quá trình định hướng theo chuỗi:

Mục tiêu tổ chức → Vấn đề và cơ hội → Năng lực cần thay đổi → Sáng kiến số → Kết quả cần đo lường

Từ mục tiêu tổng thể, tổ chức cần xác định những kết quả có thể kiểm chứng. Chẳng hạn, nếu mục tiêu là nâng cao hiệu quả vận hành, chiến lược phải chỉ ra quy trình nào đang tạo ra chi phí hoặc thời gian chờ lớn, dữ liệu nào đang thiếu và công nghệ có thể can thiệp ở đâu.

Sau đó, các sáng kiến được xếp hạng thay vì triển khai đồng thời. Những tiêu chí thường cần xem xét gồm:

·         Mức đóng góp vào mục tiêu chiến lược

·         Giá trị kỳ vọng

·         Tính cấp thiết của vấn đề

·         Khả năng triển khai với nguồn lực hiện có

·         Mức độ phụ thuộc giữa các sáng kiến

·         Rủi ro vận hành và công nghệ

·         Mức độ sẵn sàng của dữ liệu, quy trình và con người

Điều này tạo ra sự khác biệt quan trọng giữa danh sách dự án công nghệ và chiến lược chuyển đổi số. Danh sách dự án cho biết tổ chức sẽ làm gì; chiến lược còn phải giải thích tại sao làm, làm theo thứ tự nào và kết quả nào sẽ chứng minh rằng hướng đi đó đang tạo ra giá trị.

Chiến lược chuyển đổi số phân bổ nguồn lực như thế nào?

Nguồn lực cho chuyển đổi số không chỉ là ngân sách công nghệ. Một chương trình chuyển đổi thường cần đồng thời phân bổ tài chính, nhân sự, dữ liệu, năng lực công nghệ, thời gian quản trị và năng lực thay đổi tổ chức.

Có thể chia nguồn lực thành bốn nhóm chính:

Tài chính: bao gồm chi phí nền tảng, phần mềm, tích hợp, dữ liệu, bảo mật, đào tạo, vận hành và duy trì hệ thống.

Con người: bao gồm đội ngũ công nghệ, chuyên gia nghiệp vụ, quản lý dự án, lãnh đạo và những người trực tiếp sử dụng quy trình mới. Nếu thiếu chủ sở hữu nghiệp vụ, dự án dễ trở thành một sáng kiến thuần kỹ thuật.

Dữ liệu và công nghệ: bao gồm kiến trúc dữ liệu, khả năng tích hợp, nền tảng số, hạ tầng, an toàn thông tin và các năng lực kỹ thuật cần để vận hành trạng thái mục tiêu.

Năng lực thay đổi: bao gồm đào tạo, truyền thông nội bộ, thiết kế lại quy trình, quản trị tác động và cơ chế theo dõi việc áp dụng.

Một nguyên tắc quan trọng là nguồn lực phải đi theo ưu tiên chiến lược, thay vì chia đều cho mọi dự án. Sáng kiến có giá trị cao nhưng phụ thuộc vào nền tảng dữ liệu hoặc năng lực tổ chức chưa sẵn sàng có thể cần được chuẩn bị trước thay vì triển khai ngay.

Vì vậy, phân bổ nguồn lực cũng là một bài toán về trình tự. Một sáng kiến nhỏ có thể được ưu tiên nếu nó tạo nền tảng cho nhiều thay đổi tiếp theo; ngược lại, một dự án lớn có thể bị trì hoãn nếu rủi ro và mức độ phụ thuộc chưa được kiểm soát.

Một chiến lược chuyển đổi số cần những thành phần nào?

Không có một cấu trúc duy nhất áp dụng cho mọi tổ chức, nhưng một chiến lược có khả năng triển khai thường cần liên kết các thành phần sau:

1. Hiện trạng và vấn đề: xác định năng lực hiện tại, điểm nghẽn, mức độ trưởng thành và khoảng cách so với trạng thái mong muốn

2. Tầm nhìn và mục tiêu: mô tả trạng thái tương lai và các kết quả cần đạt

3. Năng lực mục tiêu: xác định tổ chức cần thay đổi về quy trình, dữ liệu, công nghệ, con người và mô hình vận hành như thế nào

4. Danh mục sáng kiến: chuyển các khoảng cách chiến lược thành những chương trình hoặc dự án có phạm vi rõ ràng

5. Lộ trình: xác định thứ tự triển khai, mốc quan trọng, sự phụ thuộc và các giai đoạn chuyển đổi

6. Mô hình quản trị: quy định quyền quyết định, trách nhiệm, cơ chế phối hợp, kiểm soát rủi ro và cách theo dõi tiến độ

7. Hệ thống đo lường: xác định KPI hoặc chỉ số kết quả để đánh giá giá trị tạo ra thay vì chỉ đo số lượng hệ thống được triển khai

Các thành phần này phải liên kết với nhau. Nếu mục tiêu nói về trải nghiệm khách hàng nhưng danh mục sáng kiến chỉ tập trung vào hạ tầng nội bộ, chiến lược có thể bị lệch giữa mục tiêu và đầu tư. Tương tự, nếu có lộ trình công nghệ nhưng không có kế hoạch thay đổi quy trình và năng lực con người, khoảng cách giữa “đã triển khai” và “đã tạo ra kết quả” vẫn còn lớn.

Làm thế nào để đánh giá một chiến lược chuyển đổi số có khả thi?

Một chiến lược không chỉ cần đúng về định hướng mà còn phải có khả năng thực thi. Có thể đánh giá theo ba lớp: giá trị, khả thi và kiểm soát.

Về giá trị, mỗi sáng kiến cần liên hệ được với một mục tiêu cụ thể. Nếu không xác định được kết quả cần cải thiện, rất khó đánh giá mức độ ưu tiên.

Về khả thi, cần xem xét nguồn lực, năng lực tổ chức, dữ liệu, công nghệ, mức độ phụ thuộc và thời gian triển khai. Một mục tiêu có giá trị cao nhưng vượt xa năng lực hiện tại cần được chia thành các bước trung gian thay vì biến thành một chương trình quá lớn.

Về kiểm soát, chiến lược cần có cơ chế đo lường và điều chỉnh. Chuyển đổi số không phải một dự án có điểm kết thúc cố định; kết quả thực tế có thể làm thay đổi thứ tự ưu tiên, phạm vi hoặc nguồn lực của các giai đoạn tiếp theo.

Một số dấu hiệu cho thấy chiến lược đang có vấn đề gồm:

·         Mục tiêu chuyển đổi không liên kết với mục tiêu tổ chức

·         Danh mục dự án tăng nhanh nhưng không có tiêu chí ưu tiên

·         Đầu tư công nghệ lớn nhưng không xác định kết quả cần đo

·         Các phòng ban triển khai riêng lẻ và tạo ra hệ thống hoặc dữ liệu khó kết nối

·         Không có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho kết quả

·         Kế hoạch chú trọng triển khai hệ thống nhưng xem nhẹ quy trình và con người

Ngược lại, một chiến lược có tính khả thi khi mỗi ưu tiên đều có mục tiêu, lý do, nguồn lực, thứ tự triển khai, điều kiện thành công và cách đo kết quả.

Chiến lược chuyển đổi số không phải bản danh sách công nghệ cần đầu tư mà là khung định hướng để tổ chức quyết định thay đổi điều gì, vì sao thay đổi, ưu tiên ra sao và dùng nguồn lực như thế nào để đạt trạng thái mục tiêu. Giá trị của chiến lược nằm ở khả năng liên kết mục tiêu với sáng kiến, nguồn lực với ưu tiên và công nghệ với kết quả thực tế.

Khi được xây dựng đúng, chiến lược giúp tổ chức tránh triển khai số hóa theo từng dự án rời rạc, đồng thời tạo cơ sở để quản trị dữ liệu, công nghệ, con người và thay đổi tổ chức theo cùng một hướng.