Cấu trúc chuyển đổi số liên kết các thành phần như thế nào?

Trong cấu trúc chuyển đổi số, dữ liệu, công nghệ, con người và quy trình không nên được xem là bốn thành phần độc lập. Chúng tạo thành một chuỗi phụ thuộc: quy trình tạo ra và sử dụng dữ liệu → dữ liệu cung cấp đầu vào cho công nghệ → công nghệ thay đổi cách con người làm việc → con người vận hành và cải tiến quy trình → quy trình mới tiếp tục tạo ra dữ liệu mới.

Dữ liệu giữ vai trò gì trong cấu trúc chuyển đổi số?

Dữ liệu là lớp thông tin đầu vào giúp tổ chức quan sát hoạt động, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, dữ liệu tự thân chưa tạo ra chuyển đổi số. Giá trị của dữ liệu phụ thuộc vào cách nó được thu thập, quản trị, kết nối và sử dụng trong hoạt động thực tế.

Trong cấu trúc này, dữ liệu có ba quan hệ quan trọng.

Thứ nhất, quy trình quyết định dữ liệu nào được tạo ra. Một quy trình bán hàng, sản xuất hay chăm sóc khách hàng khác nhau sẽ tạo ra những loại dữ liệu khác nhau. Nếu quy trình không được chuẩn hóa, dữ liệu thường phân tán, thiếu nhất quán hoặc khó sử dụng.

Thứ hai, công nghệ biến dữ liệu thành khả năng xử lý và phân tích. Hệ thống quản trị dữ liệu, điện toán đám mây, phân tích dữ liệu hoặc AI cho phép tổ chức xử lý lượng thông tin lớn hơn và đưa dữ liệu vào hoạt động ra quyết định. OECD xem dữ liệu và hệ sinh thái công nghệ số là những nền tảng quan trọng của chuyển đổi số, trong đó hệ sinh thái công nghệ vừa sử dụng vừa tạo ra lượng dữ liệu lớn

Thứ ba, con người quyết định dữ liệu có được sử dụng đúng hay không. Nhân sự phải hiểu dữ liệu, biết đặt câu hỏi và sử dụng kết quả phân tích trong bối cảnh nghiệp vụ. Vì vậy, dữ liệu chỉ trở thành tài sản có giá trị khi được nối với công nghệ, năng lực con người và quy trình.

Công nghệ kết nối dữ liệu với hoạt động như thế nào?

Công nghệ là lớp thực thi và kết nối. Nó cung cấp phương tiện để thu thập, lưu trữ, tích hợp, xử lý và đưa dữ liệu vào các quy trình vận hành.

Mối quan hệ này có thể hình dung theo chuỗi:

Dữ liệu → công nghệ xử lý → thông tin/insight → quyết định → hành động

Ví dụ, dữ liệu giao dịch có thể được tập hợp vào một hệ thống quản trị khách hàng. Công cụ phân tích sau đó giúp nhận diện hành vi hoặc xu hướng. Nhân viên sử dụng kết quả đó để điều chỉnh cách tiếp cận khách hàng, còn quy trình bán hàng được thay đổi để phản ánh cách làm mới.

Điểm quan trọng là công nghệ không tự động tạo ra giá trị nếu nó chỉ được đặt lên một quy trình cũ. OECD ghi nhận công nghệ số được triển khai cùng với quy trình kinh doanh, lao động, vốn và tri thức để tạo ra tác động đến hiệu quả hoạt động

Do đó, một hệ thống công nghệ tốt nhưng không phù hợp với quy trình hoặc không được người dùng chấp nhận vẫn có thể tạo ra kết quả thấp. Ngược lại, một quy trình được thiết kế tốt nhưng thiếu công nghệ phù hợp sẽ khó mở rộng và khó khai thác đầy đủ dữ liệu.

Con người nằm ở đâu trong cấu trúc chuyển đổi số?

Con người là thành phần biến hệ thống số thành năng lực tổ chức. Công nghệ có thể tự động hóa một phần công việc, nhưng con người vẫn quyết định mục tiêu, cách sử dụng hệ thống, cách xử lý ngoại lệ và cách cải tiến hoạt động.

Vai trò này thể hiện ở ba cấp độ.

Ở cấp vận hành, nhân viên cần có năng lực sử dụng công cụ và tuân thủ quy trình số.

Ở cấp quản lý, người quản lý phải biết sử dụng dữ liệu để đánh giá hoạt động, lựa chọn ưu tiên và điều chỉnh nguồn lực.

Ở cấp tổ chức, lãnh đạo cần tạo điều kiện để các nhóm nghiệp vụ, công nghệ và dữ liệu phối hợp thay vì vận hành thành những đơn vị tách biệt.

Năng lực con người vì vậy không chỉ là kỹ năng sử dụng phần mềm. OECD cũng xác định nhu cầu kỹ năng là một vấn đề xuyên suốt của chuyển đổi số; sự phát triển của phân tích dữ liệu, điện toán đám mây và các ứng dụng số làm tăng nhu cầu về cả kỹ năng công nghệ lẫn những năng lực bổ trợ như phân tích thông tin và giao tiếp

Nếu thiếu con người phù hợp, dữ liệu có thể không được khai thác, công nghệ có thể bị sử dụng sai và quy trình mới có thể không được duy trì.

Quy trình là lớp biến công nghệ và dữ liệu thành kết quả

Quy trình là nơi các thành phần còn lại được đưa vào hoạt động cụ thể. Nó xác định ai làm gì, làm khi nào, sử dụng dữ liệu nào, sử dụng công nghệ nào và kết quả được chuyển sang bước tiếp theo ra sao.

Vì vậy, chuyển đổi số thường không nên bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua công nghệ gì?”, mà bằng câu hỏi “quy trình nào cần thay đổi và vì sao?”.

Một quy trình số có thể được thiết kế theo logic:

Đầu vào dữ liệu → xử lý bằng công nghệ → quyết định của con người hoặc hệ thống → hành động → kết quả → dữ liệu phản hồi

Khi vòng lặp này hoạt động liên tục, tổ chức bắt đầu có khả năng cải tiến dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Đây cũng là lý do chuyển đổi số có tính hệ thống. OECD nhấn mạnh rằng công nghệ số được triển khai trong các quy trình kinh doanh cùng với lao động, vốn và tri thức để tạo ra hiệu quả; đồng thời dữ liệu có giá trị phụ thuộc nhiều vào bối cảnh và cách nó được sử dụng

Một công nghệ mới nhưng giữ nguyên quy trình không hiệu quả có thể chỉ tạo ra số hóa quy trình cũ, thay vì chuyển đổi cách tổ chức vận hành.

Bốn thành phần liên kết thành một vòng lặp chuyển đổi số

Có thể nhìn cấu trúc chuyển đổi số như một vòng lặp thay vì một danh sách bốn thành phần:

Quy trình → Dữ liệu → Công nghệ → Con người → Quy trình mới

Quy trình tạo ra dữ liệu. Dữ liệu cung cấp cơ sở để công nghệ xử lý và tạo ra thông tin hữu ích. Công nghệ thay đổi phương thức thực hiện công việc. Con người sử dụng hệ thống, đưa ra quyết định và điều chỉnh cách làm. Kết quả cuối cùng quay trở lại quy trình, tạo ra một phiên bản vận hành mới và tiếp tục sản sinh dữ liệu.

Mối quan hệ này có tính hai chiều. Công nghệ không chỉ sử dụng dữ liệu mà còn tạo ra dữ liệu mới; dữ liệu không chỉ phục vụ quyết định mà còn có thể làm thay đổi quy trình; con người không chỉ sử dụng công nghệ mà còn quyết định cách công nghệ được áp dụng; còn quy trình không chỉ là đối tượng được số hóa mà có thể được thiết kế lại dựa trên những khả năng mới của công nghệ.

OECD vì vậy tiếp cận chuyển đổi số theo một hệ sinh thái có tính phụ thuộc lẫn nhau, trong đó công nghệ và dữ liệu tác động đến cách con người, doanh nghiệp và chính phủ làm việc, tương tác và tạo ra giá trị

Điều kiện để cấu trúc này vận hành hiệu quả

Một cấu trúc chuyển đổi số có giá trị khi bốn thành phần được căn chỉnh với nhau:

·         Dữ liệu Đủ chất lượng, có khả năng kết nối và được sử dụng đúng mục đích

·         Công nghệ Phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ, có khả năng tích hợp và mở rộng

·         Con người Có năng lực sử dụng, phân tích, ra quyết định và thích nghi

·         Quy trình Được thiết kế lại để tận dụng dữ liệu và công nghệ thay vì chỉ sao chép cách làm cũ

Nếu một mắt xích yếu, hiệu quả của toàn bộ cấu trúc có thể bị giới hạn. Chẳng hạn, công nghệ hiện đại nhưng dữ liệu kém chất lượng sẽ làm giảm giá trị đầu ra; dữ liệu tốt nhưng nhân sự không biết sử dụng sẽ không tạo ra quyết định tốt; nhân sự có năng lực nhưng quy trình không thay đổi thì năng lực số khó chuyển thành kết quả tổ chức.

Vì vậy, cấu trúc chuyển đổi số không phải là cấu trúc gồm bốn phần đứng cạnh nhau mà là một hệ thống liên kết và phản hồi. Dữ liệu cung cấp cơ sở nhận thức, công nghệ cung cấp năng lực xử lý và kết nối, con người biến năng lực đó thành quyết định và hành động, còn quy trình là môi trường biến các nguồn lực trên thành kết quả vận hành. Khi vòng liên kết này được thiết kế thống nhất, chuyển đổi số mới có thể tạo ra thay đổi thực chất thay vì chỉ bổ sung thêm công nghệ vào cách làm hiện tại.