Phân cấp trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Vì vậy, phân cấp không đơn thuần là đặt các chức danh theo thứ tự từ cao xuống thấp. Bản chất của nó là thiết lập một hệ thống trong đó quyền hạn và trách nhiệm được nối với nhau thành các tầng quản lý. Khi quy mô và mức độ chuyên môn hóa của doanh nghiệp tăng lên, một người thường không thể trực tiếp điều hành toàn bộ nhân sự và hoạt động. Các cấp quản lý trung gian vì thế được hình thành để tiếp nhận một phần trách nhiệm điều phối, kiểm soát và truyền đạt quyết định.

Bản chất của phân cấp nằm ở quyền hạn và trách nhiệm

Một cơ cấu được xem là có phân cấp khi giữa các vị trí tồn tại quan hệ cấp trên – cấp dưới tương đối rõ ràng. Cấp trên có quyền giao nhiệm vụ, xác lập phạm vi công việc, kiểm tra kết quả và chịu trách nhiệm đối với một phạm vi tổ chức rộng hơn. Cấp dưới chịu trách nhiệm thực hiện hoặc quản lý phần công việc đã được giao trong giới hạn quyền hạn của mình.

Cơ chế này tạo ra một chuỗi liên kết từ lãnh đạo cao nhất xuống những người trực tiếp thực hiện công việc. Trong lý thuyết quản trị cổ điển, Henri Fayol mô tả nguyên tắc scalar chain, tức chuỗi quyền hạn chạy từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất của tổ chức. Ý nghĩa của nguyên tắc không nằm ở việc doanh nghiệp phải có thật nhiều tầng, mà ở chỗ mỗi tầng phải có vị trí xác định trong hệ thống quyền hạn.

Do đó, một cấp quản lý chỉ có ý nghĩa khi nó gắn với một phạm vi trách nhiệm thực sự. Nếu hai tầng liên tiếp có gần như cùng quyền quyết định, cùng thông tin và cùng chức năng kiểm soát, tầng trung gian đó có nguy cơ chỉ làm tăng độ dài của chuỗi quản lý mà không tạo thêm giá trị điều hành.

Các cấp quản lý được hình thành như thế nào?

Các cấp quản lý thường xuất hiện khi phạm vi hoạt động vượt quá khả năng quản lý trực tiếp của một cá nhân hoặc một nhóm lãnh đạo.

Ở một doanh nghiệp rất nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp giao việc, kiểm tra và xử lý phần lớn quyết định. Khi số nhân viên, phòng ban, sản phẩm, địa điểm hoặc quy trình tăng lên, cách điều hành trực tiếp này dần trở nên khó duy trì. Một phần công việc quản lý phải được giao cho những người khác, từ đó xuất hiện các vị trí quản lý ở cấp thấp hơn.

Quá trình có thể được hiểu theo logic:

Phạm vi công việc tăng → cần phân chia đơn vị → cần người chịu trách nhiệm cho từng đơn vị → hình thành quan hệ báo cáo → xuất hiện các cấp quản lý.

Trong thực tế, cơ cấu thường có thể nhận diện ba lớp chức năng quản lý chính.

Cấp quản lý cao nhất

Đây là cấp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoặc phần rất lớn của doanh nghiệp. Các quyết định tập trung vào định hướng dài hạn, mục tiêu tổng thể, phân bổ nguồn lực lớn và sự phối hợp giữa các bộ phận.

Cấp quản lý trung gian

Cấp này kết nối định hướng của lãnh đạo cao nhất với hoạt động của các đơn vị bên dưới. Người quản lý trung gian thường chịu trách nhiệm đối với một phòng ban, khu vực, nhóm chức năng hoặc đơn vị kinh doanh và chuyển mục tiêu tổng thể thành kế hoạch quản lý cụ thể.

Cấp quản lý trực tiếp

Đây là lớp gần hoạt động vận hành nhất. Trọng tâm thường là tổ chức công việc hằng ngày, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Ba lớp trên là cách khái quát chức năng, không phải khuôn mẫu bắt buộc. Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có hai cấp; doanh nghiệp lớn và phức tạp có thể có nhiều lớp quản lý trung gian hơn. Vì vậy, số cấp thực tế phải được giải thích từ nhu cầu điều hành chứ không chỉ từ tên chức danh.

Chuỗi quyền hạn và tuyến báo cáo tạo nên cấp bậc ra sao?

Một cấp quản lý được xác định rõ nhất khi xem xét ai có quyền quyết định điều gì và ai báo cáo cho ai.

Giả sử tổng giám đốc chịu trách nhiệm toàn doanh nghiệp, giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động bán hàng, trưởng vùng chịu trách nhiệm một khu vực và trưởng nhóm chịu trách nhiệm một nhóm nhân viên. Bốn vị trí này tạo thành các cấp khác nhau không phải vì tên gọi dài hay ngắn, mà vì phạm vi quyền hạn của chúng được lồng vào nhau.

Có thể hình dung:

Tổng giám đốc → Giám đốc kinh doanh → Trưởng vùng → Trưởng nhóm → Nhân viên

Mỗi bước bổ sung một tầng trong chuỗi quyền hạn. Quyết định có tính tổng thể thường được hình thành ở cấp cao hơn, sau đó được cụ thể hóa dần khi đi xuống. Theo chiều ngược lại, thông tin về kết quả, vấn đề và nhu cầu nguồn lực được tổng hợp dần khi đi lên.

Cơ chế này giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm. Nếu không biết một vấn đề thuộc quyền quyết định của cấp nào, việc phân cấp mới chỉ tồn tại trên sơ đồ chứ chưa vận hành rõ trong thực tế.

Tuy nhiên, tuyến báo cáo không đồng nghĩa với mọi quyết định đều phải đi qua toàn bộ chuỗi cấp bậc. Doanh nghiệp có thể quy định quyền xử lý cho từng cấp để tránh việc vấn đề nhỏ cũng phải chuyển lên lãnh đạo cao nhất.

Tầm quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến số cấp quản lý

Một trong những yếu tố giải thích vì sao hai doanh nghiệp có quy mô tương đương nhưng số tầng quản lý khác nhau là tầm quản lý hay span of control — số người hoặc đơn vị mà một nhà quản lý có thể giám sát trực tiếp một cách phù hợp.

Nếu mỗi quản lý chỉ trực tiếp phụ trách một nhóm tương đối nhỏ, doanh nghiệp thường phải tạo thêm nhiều cấp để quản lý toàn bộ nhân sự. Cơ cấu vì vậy trở nên cao và có nhiều tầng.

Ngược lại, khi một quản lý có thể phụ trách phạm vi rộng hơn, số lớp trung gian có thể giảm và cơ cấu trở nên phẳng hơn.

Không tồn tại một con số tầm quản lý tối ưu áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Khả năng quản lý phụ thuộc vào nhiều điều kiện như mức độ chuẩn hóa công việc, năng lực nhân viên, kinh nghiệm của người quản lý, mức độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, công nghệ hỗ trợ và khoảng cách địa lý.

Ví dụ, một nhóm thực hiện công việc lặp lại, quy trình rõ và nhân viên có kinh nghiệm có thể cho phép phạm vi quản lý rộng hơn. Ngược lại, công việc biến động mạnh, đòi hỏi phối hợp thường xuyên hoặc nhân viên cần hướng dẫn sát hơn có thể làm giảm số người mà một quản lý có thể trực tiếp phụ trách.

Bởi vậy, nhiều cấp quản lý không tự động đồng nghĩa với quản trị kém, và cơ cấu phẳng cũng không mặc nhiên hiệu quả hơn. Vấn đề là số tầng có tương xứng với độ phức tạp của công việc và nhu cầu kiểm soát hay không.

Phân cấp không đồng nghĩa với phân quyền

Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn khi nói về cơ cấu tổ chức.

Phân cấp mô tả sự tồn tại và quan hệ giữa các tầng quản lý trong cơ cấu. Nó trả lời những câu hỏi như: tổ chức có những cấp nào, cấp nào nằm trên cấp nào và tuyến báo cáo được thiết lập ra sao.

Phân quyền lại liên quan đến việc quyền ra quyết định được phân bổ xuống các cấp thấp hơn ở mức độ nào.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể có nhiều cấp quản lý nhưng quyền quyết định vẫn tập trung mạnh ở lãnh đạo cao nhất. Khi đó tổ chức có mức phân cấp rõ nhưng mức phân quyền thấp. Ngược lại, một doanh nghiệp có ít tầng vẫn có thể trao quyền đáng kể cho các trưởng bộ phận hoặc nhóm vận hành.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì sơ đồ tổ chức chỉ cho thấy một phần của hệ thống. Muốn biết một cấp quản lý có thực quyền hay không còn phải xem phạm vi quyết định, ngân sách, nhân sự và trách nhiệm mà cấp đó được phép xử lý.

Khi nào số tầng quản lý trở nên quá nhiều?

Một cấp quản lý tạo giá trị khi nó thực hiện một chức năng mà cấp trên hoặc cấp dưới không thể đảm nhiệm hiệu quả bằng cùng một cơ chế. Chức năng đó có thể là tổng hợp thông tin, điều phối nhiều nhóm, giải quyết xung đột nguồn lực, kiểm soát kết quả hoặc chuyển chiến lược thành kế hoạch vận hành.

Ngược lại, phân cấp trở nên nặng nề khi các tầng trung gian chủ yếu thực hiện việc chuyển tiếp thông tin và xin phê duyệt, trong khi không tạo ra quyết định, năng lực điều phối hoặc trách nhiệm quản lý đáng kể.

Một số dấu hiệu có thể dùng để đánh giá gồm:

·         Quyết định nhỏ phải đi qua nhiều cấp phê duyệt

·         Hai hoặc nhiều cấp quản lý cùng kiểm tra một nội dung nhưng không có phạm vi trách nhiệm khác biệt rõ

·         Thông tin từ vận hành lên lãnh đạo bị chậm hoặc biến dạng qua nhiều tầng

·         Người quản lý không có đủ quyền để chịu trách nhiệm về kết quả của đơn vị mình

·         Một cấp trung gian bị loại bỏ nhưng dòng công việc và trách nhiệm hầu như không thay đổi

Điều cần điều chỉnh trong những trường hợp này không nhất thiết là xóa bỏ càng nhiều cấp càng tốt. Doanh nghiệp phải kiểm tra đồng thời phạm vi trách nhiệm, quyền quyết định, tầm quản lý và mức độ phức tạp của hoạt động. Cắt một tầng trong khi không phân bổ lại quyền hạn và trách nhiệm có thể chỉ chuyển quá tải sang cấp còn lại.

Cách nhìn đúng về phân cấp trong cơ cấu doanh nghiệp

Để đọc một cơ cấu tổ chức, không nên chỉ đếm số tầng hoặc nhìn tên chức danh. Cần xem đồng thời ba yếu tố: phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và tuyến báo cáo.

Một cơ cấu phân cấp hợp lý cần làm rõ cấp nào chịu trách nhiệm cho phạm vi nào, quyết định nào thuộc thẩm quyền của cấp đó và kết quả được báo cáo lên đâu. Khi ba yếu tố này nhất quán, mỗi tầng quản lý trở thành một mắt xích có chức năng rõ ràng trong hệ thống điều hành.

Số cấp vì thế là kết quả của cách doanh nghiệp chia nhỏ phạm vi quản lý. Quy mô lớn hơn có thể làm tăng nhu cầu phân cấp, nhưng quy mô không phải yếu tố duy nhất. Mức độ chuyên môn hóa, sự đa dạng của hoạt động, phạm vi địa lý, tầm quản lý và cách phân bổ quyền quyết định đều có thể làm thay đổi số tầng cần thiết.

Phân cấp trong doanh nghiệp về bản chất là cách tổ chức quyền hạn và trách nhiệm thành các cấp quản lý có quan hệ trên – dưới rõ ràng. Các cấp này hình thành khi phạm vi hoạt động được chia thành những đơn vị nhỏ hơn và mỗi đơn vị cần một chủ thể chịu trách nhiệm quản lý. Vì vậy, một hệ thống phân cấp hiệu quả không được đánh giá bằng việc có nhiều hay ít tầng, mà bằng việc mỗi tầng có nhiệm vụ, quyền quyết định và trách nhiệm đủ rõ để giúp doanh nghiệp điều hành tốt hơn.