Phân biệt phân cấp và phân quyền trong doanh nghiệp

Phân cấp chủ yếu xác lập thẩm quyền giữa các cấp trong cơ cấu tổ chức. Trong khi đó, phân quyền tập trung vào việc trao quyền ra quyết định cho một chủ thể cụ thể trong phạm vi công việc nhất định.

Có thể hình dung đơn giản: phân cấp tạo ra “bản đồ quyền hạn” của tổ chức, còn phân quyền xác định người hoặc đơn vị nào thực sự được sử dụng quyền hạn trên bản đồ đó. Vì vậy, một doanh nghiệp có thể có cơ cấu phân cấp rất rõ nhưng cấp dưới vẫn ít quyền quyết định nếu quyền lực thực tế tiếp tục tập trung ở cấp cao.

Khác biệt cốt lõi giữa phân cấp và phân quyền

Điểm khác nhau quan trọng nhất nằm ở đơn vị được phân bổ quyền hạn.

Với phân cấp, doanh nghiệp phân chia chức năng, quyền hạn và trách nhiệm theo các tầng của hệ thống quản trị. Chẳng hạn, cấp công ty quyết định chiến lược; cấp khối hoặc phòng ban chịu trách nhiệm triển khai trong lĩnh vực chuyên môn; cấp nhóm tổ chức hoạt động tác nghiệp. Quyền hạn vì thế được gắn tương đối ổn định với từng cấp quản lý.

Phân quyền lại trả lời câu hỏi cụ thể hơn: trong phạm vi đã xác định, ai được quyền tự đưa ra quyết định mà không phải xin phê duyệt từng trường hợp từ cấp trên?

Ví dụ, doanh nghiệp quy định giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh tại địa bàn là một biểu hiện của phân cấp. Nếu giám đốc chi nhánh được phép tự phê duyệt một số chính sách bán hàng, tuyển dụng nhân sự trong biên chế hoặc xử lý một nhóm chi phí thuộc ngân sách được giao, đó là biểu hiện của phân quyền.

Do đó:

·         Phân cấp nhấn mạnh cấp nào có thẩm quyền

·         Phân quyền nhấn mạnh chủ thể nào được quyền quyết định

·         Phân cấp thiên về thiết kế cơ cấu quản trị

·         Phân quyền thiên về mức độ tự chủ trong sử dụng quyền hạn

Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng bởi có vị trí quản lý chưa đồng nghĩa với có quyền quyết định thực chất. Một trưởng phòng có thể chịu trách nhiệm về kết quả của phòng nhưng vẫn phải trình cấp trên hầu hết quyết định quan trọng. Khi đó, tổ chức đã có phân cấp về mặt cơ cấu nhưng mức độ phân quyền còn thấp.

Phân cấp trong doanh nghiệp vận hành như thế nào?

Phân cấp hình thành khi doanh nghiệp xác định quyền hạn và trách nhiệm cho từng tầng quản trị.

Trong một cấu trúc phổ biến, quyền hạn có thể đi từ hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu xuống ban điều hành, từ ban điều hành xuống các khối chức năng, tiếp tục xuống phòng ban và các đơn vị tác nghiệp. Mỗi cấp đảm nhận một phạm vi quyết định khác nhau.

Cơ chế này có ý nghĩa vì doanh nghiệp càng lớn thì cấp lãnh đạo cao nhất càng khó trực tiếp xử lý mọi vấn đề. Những quyết định chiến lược, quyết định quản trị và quyết định tác nghiệp cần được đặt ở những cấp phù hợp với tính chất của vấn đề.

Phân cấp hiệu quả vì thế không đơn thuần là tạo thêm nhiều cấp quản lý. Giá trị của nó nằm ở việc phân định ranh giới thẩm quyền.

Một hệ thống phân cấp rõ cần trả lời được:

·         Cấp nào chịu trách nhiệm đối với từng nhóm công việc

·         Những quyết định nào thuộc cấp công ty, khối, phòng hoặc đơn vị cơ sở

·         Vấn đề nào cấp dưới được xử lý và vấn đề nào phải chuyển lên cấp cao hơn

·         Kết quả của từng cấp được đánh giá theo phạm vi trách nhiệm nào

Nếu những ranh giới này không rõ, hai tình trạng dễ xuất hiện. Một là nhiều cấp cùng can thiệp vào một quyết định. Hai là khi phát sinh vấn đề, các cấp đẩy trách nhiệm cho nhau vì không xác định được ai thực sự có thẩm quyền.

Vì vậy, số lượng cấp quản lý không phải dấu hiệu đủ để kết luận doanh nghiệp đã phân cấp tốt. Chất lượng phân cấp phụ thuộc vào độ rõ ràng của chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và quan hệ giữa các cấp.

Phân quyền trong doanh nghiệp vận hành như thế nào?

Nếu phân cấp tạo ra các tầng thẩm quyền thì phân quyền quyết định quyền ra quyết định thực tế được đặt ở đâu.

Một nhà quản lý có thể giao cho cấp dưới mục tiêu, nguồn lực và phạm vi quyết định cụ thể. Trong phạm vi đó, người được trao quyền có quyền lựa chọn phương án hành động mà không phải xin phép cấp trên ở từng bước.

Cơ chế phân quyền thường gồm ba yếu tố gắn với nhau: quyền hạn, trách nhiệm thực hiện và trách nhiệm giải trình.

Trao trách nhiệm mà không trao đủ quyền hạn tạo ra tình trạng người quản lý cấp dưới phải chịu kết quả nhưng lại không thể chủ động tác động đến kết quả. Ngược lại, trao quyền mà không xác lập trách nhiệm và cơ chế kiểm soát có thể khiến quyết định vượt khỏi mục tiêu hoặc giới hạn mà doanh nghiệp đặt ra.

Ví dụ, một trưởng bộ phận được giao chỉ tiêu tuyển đủ nhân sự nhưng mọi ứng viên, mức lương và ngày nhận việc đều phải được tổng giám đốc phê duyệt. Trưởng bộ phận có trách nhiệm nhưng quyền quyết định thực tế rất hạn chế.

Nếu doanh nghiệp xác định trước ngân sách nhân sự, khung lương, tiêu chuẩn tuyển dụng và cho phép trưởng bộ phận tự quyết trong phạm vi đó, quyền hạn đã được đưa gần hơn đến nơi phát sinh công việc.

Đây chính là cơ chế quan trọng của phân quyền: đưa quyền quyết định đến chủ thể có đủ thông tin và năng lực để xử lý vấn đề, nhưng vẫn giữ các giới hạn kiểm soát cần thiết.

Phân quyền vì thế không đồng nghĩa với cấp trên từ bỏ trách nhiệm. Cấp trên vẫn phải xác định mục tiêu, phạm vi quyền hạn, nguyên tắc kiểm soát và cơ chế giải trình.

So sánh phân cấp và phân quyền theo từng tiêu chí

Khác biệt này cũng cho thấy một điểm đáng chú ý: phân cấp liên quan đến vị trí của quyền hạn trong cấu trúc, còn phân quyền liên quan đến mức độ quyền lực thực tế được chuyển xuống dưới hoặc phân tán trong tổ chức.

Hai doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức gần giống nhau vì thế vẫn có thể có mức độ phân quyền hoàn toàn khác nhau.

Ở doanh nghiệp thứ nhất, trưởng chi nhánh có thể chủ động về giá trong một biên độ nhất định, tuyển dụng theo ngân sách và xử lý khiếu nại đến một hạn mức nhất định. Ở doanh nghiệp thứ hai, trưởng chi nhánh có cùng chức danh nhưng gần như mọi vấn đề đều phải gửi về trụ sở chính.

Xét về phân cấp, hai doanh nghiệp có thể tương tự. Xét về phân quyền thực chất, chúng khác nhau đáng kể.

Phân cấp và phân quyền có quan hệ như thế nào?

Phân cấp và phân quyền không phải hai cơ chế đối lập mà thường bổ sung cho nhau.

Phân cấp tạo nền tảng để doanh nghiệp biết phạm vi trách nhiệm thuộc cấp nào. Trên nền tảng đó, phân quyền xác định mức độ tự chủ mà từng vị trí hoặc đơn vị được sử dụng trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Có thể biểu diễn mối quan hệ theo logic:

Cơ cấu tổ chức → Phân định cấp trách nhiệm → Xác định quyền hạn → Trao quyền quyết định → Kiểm soát và giải trình

Nếu chỉ có phân cấp mà thiếu phân quyền, bộ máy có thể được chia thành nhiều tầng và nhiều đơn vị nhưng quyền quyết định vẫn tập trung ở cấp trên. Khi đó, cấp dưới chủ yếu đóng vai trò thu thập thông tin, lập đề xuất và chờ phê duyệt.

Ngược lại, phân quyền thiếu ranh giới phân cấp rõ ràng dễ tạo ra xung đột thẩm quyền. Một quyết định có thể nằm giữa phạm vi của nhiều bộ phận hoặc nhiều cấp nhưng không có nguyên tắc xác định bên chịu trách nhiệm cuối cùng.

Một nhầm lẫn khác là cho rằng phân quyền có nghĩa cấp dưới được toàn quyền. Thực tế, quyền hạn luôn cần một phạm vi. Phạm vi đó có thể được xác định theo loại quyết định, giá trị giao dịch, ngân sách, địa bàn, nhóm khách hàng, rủi ro hoặc điều kiện phải báo cáo.

Vì vậy, phân quyền tốt không phải là trao càng nhiều quyền càng tốt, mà là quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm, năng lực và mức độ rủi ro của quyết định.

Doanh nghiệp nên thiết kế phân cấp và phân quyền như thế nào?

Điểm xuất phát không nên là câu hỏi “cần trao bao nhiêu quyền”, mà là xác định quyết định nên được đặt ở đâu để vừa hiệu quả vừa kiểm soát được rủi ro.

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân loại các nhóm quyết định. Những vấn đề tác động đến chiến lược chung, vốn lớn, thương hiệu, tuân thủ hoặc rủi ro toàn doanh nghiệp thường cần được kiểm soát ở cấp cao hơn. Những quyết định thường xuyên, mang tính tác nghiệp và phụ thuộc mạnh vào thông tin tại chỗ thường có cơ sở để đặt gần đơn vị thực thi hơn.

Sau đó, mỗi nhóm quyết định cần xác định đồng thời bốn yếu tố:

1.    Người chịu trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng

2.    Người có quyền quyết định: Ai được phép phê duyệt hoặc lựa chọn phương án

3.    Giới hạn quyền hạn: Quyền được sử dụng trong điều kiện, ngân sách hoặc phạm vi nào

4.    Cơ chế giải trình: Khi nào phải báo cáo, trường hợp nào phải xin ý kiến hoặc chuyển quyết định lên cấp cao hơn

Bốn yếu tố phải thống nhất với nhau. Nếu người chịu trách nhiệm không có đủ quyền tác động đến kết quả, cơ chế quản trị bị mất cân đối. Nếu quyền quyết định lớn hơn phạm vi trách nhiệm và kiểm soát, rủi ro quản trị lại tăng lên.

Doanh nghiệp cũng cần tránh đánh giá mức độ phân quyền chỉ dựa vào văn bản. Quy chế có thể ghi rằng trưởng đơn vị “chịu trách nhiệm toàn diện”, nhưng nếu phần lớn quyết định quan trọng vẫn phải xin chữ ký cấp trên thì quyền tự chủ thực tế vẫn thấp.

Do đó, khi xem xét một cơ chế phân quyền, cần kiểm tra luồng quyết định thực tế: quyết định phát sinh ở đâu, ai chuẩn bị, ai có quyền chấp thuận, phải qua bao nhiêu cấp và ai chịu trách nhiệm khi kết quả không đạt yêu cầu.

Khi nào cần phân cấp và khi nào cần tăng phân quyền?

Phân cấp trở nên cần thiết khi quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp khiến việc tập trung toàn bộ chức năng quản trị ở một cấp không còn phù hợp. Khi xuất hiện nhiều phòng ban, địa bàn, sản phẩm hoặc đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp cần làm rõ cấp nào chịu trách nhiệm đối với từng phạm vi.

Phân quyền cần được tăng cường khi cấp dưới đã có đủ thông tin, năng lực và trách nhiệm nhưng quá nhiều quyết định vẫn bị đẩy lên cấp cao hơn. Biểu hiện thường thấy là cấp quản lý cao dành nhiều thời gian duyệt các vấn đề tác nghiệp, trong khi người trực tiếp phụ trách công việc phải chờ phê duyệt dù đã có đủ dữ liệu để quyết định.

Tuy nhiên, không phải mọi quyền hạn đều nên được đưa xuống thấp nhất. Những quyết định có ảnh hưởng lớn đến toàn hệ thống hoặc chứa rủi ro vượt khả năng kiểm soát của một đơn vị riêng lẻ có thể cần được giữ ở cấp cao hơn.

Bởi vậy, lựa chọn phù hợp không phải giữa “tập trung” và “phân quyền tuyệt đối”. Doanh nghiệp cần xác định cấp ra quyết định tối ưu cho từng loại vấn đề, căn cứ vào thông tin, năng lực, tốc độ cần thiết, mức độ phối hợp và hậu quả nếu quyết định sai.

Phân cấp và phân quyền trong doanh nghiệp cùng liên quan đến sự phân bổ quyền hạn nhưng khác nhau về bản chất. Phân cấp xác định quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp của cơ cấu tổ chức; phân quyền xác định mức độ một cá nhân hoặc đơn vị được thực sự sử dụng quyền ra quyết định trong phạm vi được giao.

Vì vậy, có phân cấp chưa chắc đã có phân quyền thực chất. Một hệ thống quản trị hiệu quả cần kết hợp cả hai: phân cấp đủ rõ để xác định ai chịu trách nhiệm, đồng thời phân quyền đủ phù hợp để người chịu trách nhiệm có quyền chủ động xử lý công việc. Điểm cân bằng nằm ở sự tương xứng giữa quyền hạn, trách nhiệm, năng lực và cơ chế giải trình.