Điều kiện xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp gồm gì?

Một chiến lược được xem là phù hợp khi trả lời được những câu hỏi cốt lõi: tổ chức muốn thay đổi điều gì, đang ở đâu, cần năng lực nào, có đủ nguồn lực để thực hiện hay không và dựa vào đâu để biết chuyển đổi đang tạo ra giá trị

Vì sao chiến lược chuyển đổi số phải xuất phát từ tổ chức?

Chuyển đổi số không có một công thức chung áp dụng giống nhau cho mọi tổ chức. Doanh nghiệp có quy mô, mô hình kinh doanh, mức độ trưởng thành, cơ cấu nhân sự và năng lực công nghệ khác nhau sẽ cần những ưu tiên khác nhau

Vì vậy, điều kiện đầu tiên là chiến lược phải gắn với mục tiêu thực tế của tổ chức. Nếu mục tiêu kinh doanh là tăng hiệu quả vận hành, chiến lược có thể tập trung vào tự động hóa, dữ liệu và quy trình. Nếu vấn đề nằm ở trải nghiệm khách hàng, trọng tâm có thể chuyển sang các kênh số, dữ liệu khách hàng và khả năng cá nhân hóa

Công nghệ chỉ là phương tiện. Giá trị của chiến lược nằm ở việc công nghệ giúp tổ chức giải quyết đúng vấn đề và tạo ra thay đổi có thể đo lường

Mục tiêu và vấn đề ưu tiên cần được xác định như thế nào?

Một chiến lược phù hợp cần chuyển mục tiêu chung thành những kết quả cụ thể cần đạt được

Trước khi lựa chọn nền tảng, phần mềm hay giải pháp công nghệ, tổ chức cần xác định:

·         Mục tiêu kinh doanh hoặc vận hành cần cải thiện

·         Vấn đề hiện tại đang tạo ra chi phí, độ trễ hoặc hạn chế tăng trưởng

·         Quy trình nào cần thay đổi

·         Đối tượng nào chịu tác động trực tiếp

·         Kết quả nào được xem là thành công

Điểm quan trọng là không nên bắt đầu bằng câu hỏi “nên triển khai công nghệ gì?”. Câu hỏi phù hợp hơn là “vấn đề nào cần được giải quyết và năng lực số nào có thể giúp giải quyết vấn đề đó?”

Cách tiếp cận này giúp tránh tình trạng đầu tư công nghệ nhưng không tạo ra thay đổi tương ứng trong hoạt động của tổ chức

Hiện trạng và năng lực số cần được đánh giá trước khi lập chiến lược

Chiến lược chỉ khả thi khi được xây dựng trên một bức tranh đủ rõ về điểm xuất phát

Đánh giá hiện trạng nên bao gồm các nhóm chính:

·         Quy trình và mô hình vận hành

·         Hệ thống công nghệ hiện có

·         Dữ liệu và khả năng kết nối dữ liệu

·         Năng lực nhân sự

·         Mức độ sẵn sàng của lãnh đạo và các đơn vị

·         Cách thức quản trị dự án và thay đổi

·         Những điểm nghẽn đang cản trở chuyển đổi

Đây là điều kiện quan trọng vì cùng một mục tiêu nhưng hai tổ chức có thể cần hai lộ trình hoàn toàn khác nhau. Tổ chức đã có nền tảng dữ liệu và hệ thống tương đối đồng bộ có thể tập trung vào khai thác dữ liệu hoặc tự động hóa. Ngược lại, tổ chức còn phân mảnh về quy trình và hệ thống có thể cần ưu tiên chuẩn hóa nền tảng trước

Hiện trạng quyết định khoảng cách cần thu hẹp; mục tiêu quyết định hướng cần đi

Nguồn lực nào quyết định chiến lược có thể triển khai?

Một chiến lược tốt trên giấy chưa chắc là một chiến lược khả thi. Vì vậy, nguồn lực phải được xem xét ngay trong quá trình xây dựng chiến lược thay vì chỉ tính đến sau khi đã lựa chọn các sáng kiến

Có bốn nhóm nguồn lực cần được xem xét đồng thời:

Tài chính

Cần xác định ngân sách đầu tư, chi phí vận hành và khả năng duy trì các sáng kiến trong trung hạn. Không nên chỉ nhìn vào chi phí mua hoặc triển khai công nghệ ban đầu

Nhân sự

Tổ chức cần xác định ai sở hữu từng sáng kiến, đội ngũ nào trực tiếp triển khai và những năng lực còn thiếu cần được đào tạo, tuyển dụng hoặc bổ sung từ bên ngoài

Công nghệ và dữ liệu

Hệ thống hiện tại phải có khả năng hỗ trợ kiến trúc mục tiêu. Đồng thời, chất lượng, khả năng truy cập và kết nối dữ liệu phải phù hợp với những năng lực số dự kiến xây dựng

Năng lực quản trị thay đổi

Chuyển đổi số tác động đến quy trình, vai trò và cách thức làm việc. Nếu tổ chức không có cơ chế quản trị thay đổi, truyền thông và phối hợp giữa các đơn vị, việc triển khai công nghệ có thể không tạo ra mức độ áp dụng như kỳ vọng

Do đó, nguồn lực không chỉ là ngân sách. Khả năng thực thi của tổ chức mới là điều kiện quyết định chiến lược có thể chuyển thành kết quả hay không

Lộ trình và thứ tự ưu tiên cần được thiết kế ra sao?

Không phải sáng kiến số nào cũng nên triển khai cùng lúc. Chiến lược cần tạo ra một lộ trình có thứ tự ưu tiên, trong đó mỗi sáng kiến được đánh giá dựa trên giá trị mang lại và khả năng thực hiện

Có thể xem xét các tiêu chí như:

·         Mức độ đóng góp vào mục tiêu tổ chức

·         Tính cấp thiết của vấn đề

·         Mức độ sẵn sàng về công nghệ và dữ liệu

·         Nguồn lực cần thiết

·         Mức độ phụ thuộc giữa các sáng kiến

·         Rủi ro triển khai

·         Khả năng mở rộng sau giai đoạn đầu

Từ đó, tổ chức có thể phân biệt giữa những việc cần làm trước để tạo nền tảng và những sáng kiến có thể triển khai sau

Lộ trình tốt không nhất thiết là lộ trình có nhiều dự án nhất. Nó là lộ trình giúp tổ chức tạo giá trị sớm, giảm rủi ro và từng bước nâng mức độ trưởng thành số

Đo lường, quản trị và điều chỉnh chiến lược bằng cách nào?

Một chiến lược chuyển đổi số phù hợp phải có cơ chế kiểm tra xem chiến lược có thực sự tạo ra kết quả hay không

Hệ thống đo lường nên liên kết với mục tiêu ban đầu, chẳng hạn:

·         Hiệu quả vận hành

·         Thời gian xử lý

·         Chi phí

·         Chất lượng dịch vụ

·         Mức độ sử dụng các kênh hoặc hệ thống số

·         Trải nghiệm khách hàng

·         Năng suất của nhân sự

·         Mức độ hoàn thành các năng lực số mục tiêu

Bên cạnh KPI, tổ chức cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm, cách thức ra quyết định và thời điểm đánh giá lại các ưu tiên

Điều này đặc biệt quan trọng vì môi trường kinh doanh, công nghệ và năng lực nội bộ có thể thay đổi. Chiến lược chuyển đổi số vì vậy không nên được xem là một tài liệu cố định, mà là một định hướng có cơ chế cập nhật dựa trên kết quả thực tế

Tóm lại, một chiến lược phù hợp cần tạo được mối liên kết giữa mục tiêu, hiện trạng, năng lực, nguồn lực và kết quả đo lường. Nếu một mắt xích không được xác định rõ, khả năng triển khai chiến lược sẽ bị ảnh hưởng

Một chiến lược chuyển đổi số phù hợp với tổ chức không bắt đầu từ việc chọn công nghệ mà bắt đầu từ việc xác định tổ chức cần thay đổi điều gì và có khả năng thay đổi đến đâu. Các điều kiện nền tảng gồm mục tiêu rõ ràng, đánh giá đúng hiện trạng, năng lực và nguồn lực đủ để thực thi, lộ trình ưu tiên hợp lý cùng cơ chế đo lường và quản trị điều chỉnh

Khi những điều kiện này được liên kết thành một logic thống nhất, công nghệ mới thực sự trở thành công cụ phục vụ chiến lược thay vì trở thành mục tiêu tự thân