Quản trị dữ liệu là gì và nhằm mục đích gì?

âyQuản trị dữ liệu là gì?

Quản trị dữ liệu (data governance) là khung quản trị dùng để xác lập quyền ra quyết định, trách nhiệm, chính sách, tiêu chuẩn và cơ chế giám sát đối với dữ liệu trong một tổ chức. Nó trả lời những câu hỏi như: ai có quyền quyết định về một loại dữ liệu, quyết định phải tuân theo nguyên tắc nào, ai chịu trách nhiệm thực thi và cách phát hiện hoặc xử lý trường hợp không tuân thủ.

Cách hiểu này phù hợp với cách DAMA-DMBOK tiếp cận data governance như việc thực thi thẩm quyền và kiểm soát đối với hoạt động quản lý tài sản dữ liệu. Bộ tiêu chuẩn ISO/IEC 38505 cũng đặt quản trị dữ liệu trong bối cảnh quản trị tổ chức, nơi việc sử dụng dữ liệu cần được đánh giá, định hướng và giám sát thay vì chỉ xử lý như một vấn đề kỹ thuật.

Vì vậy, quản trị dữ liệu không đơn thuần là một tập hợp tài liệu chính sách. Một cơ chế governance thực sự phải kết nối ba yếu tố: người có thẩm quyền quyết định, quy tắc dùng để ra quyết định và trách nhiệm đối với kết quả của quyết định đó.

Quản trị dữ liệu cũng không trực tiếp thay thế các công việc vận hành như sửa bản ghi sai, tích hợp dữ liệu, cấu hình quyền truy cập hay sao lưu hệ thống. Những hoạt động đó thuộc phạm vi quản lý và vận hành dữ liệu. Governance xác định khuôn khổ để các hoạt động ấy được thực hiện theo cùng một nguyên tắc và có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Quản trị dữ liệu nhằm mục đích gì?

Mục đích cốt lõi của quản trị dữ liệu là làm cho các quyết định liên quan đến dữ liệu trở nên nhất quán, có trách nhiệm và có thể kiểm soát. Từ mục đích này, tổ chức có thể tạo điều kiện để chất lượng, bảo mật, tuân thủ và khả năng khai thác dữ liệu được quản lý có hệ thống hơn.

Các mục tiêu quan trọng thường gồm:

·         Xác lập trách nhiệm bằng cách chỉ rõ ai sở hữu trách nhiệm đối với từng miền hoặc nhóm dữ liệu

·         Thống nhất định nghĩa và tiêu chuẩn để các bộ phận không sử dụng cùng một dữ liệu theo những cách hiểu mâu thuẫn

·         Kiểm soát quyền sử dụng và thay đổi dữ liệu bằng các nguyên tắc về truy cập, phê duyệt, chia sẻ và xử lý

·         Tạo điều kiện duy trì chất lượng dữ liệu bằng cách xác định yêu cầu chất lượng, người chịu trách nhiệm và cách xử lý khi không đạt yêu cầu

·         Hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ bằng cách liên kết việc sử dụng dữ liệu với nghĩa vụ, chính sách và giới hạn đã được phê duyệt

·         Tăng khả năng khai thác giá trị từ dữ liệu vì người sử dụng có cơ sở rõ hơn để hiểu nguồn gốc, ý nghĩa, quyền sử dụng và mức độ tin cậy của dữ liệu

Điểm quan trọng là governance không tự động tạo ra dữ liệu chất lượng cao hoặc loại bỏ mọi rủi ro. Nếu một tổ chức chỉ ban hành chính sách nhưng người chịu trách nhiệm không có quyền thực tế, tiêu chuẩn không được đưa vào quy trình vận hành hoặc vi phạm không được giám sát, kết quả quản trị vẫn có thể rất hạn chế.

Mục đích của quản trị dữ liệu vì thế không phải tạo thêm một tầng thủ tục hành chính. Nó nhằm tạo một cơ chế để các quyết định về dữ liệu có chủ thể chịu trách nhiệm, có căn cứ thống nhất và có khả năng được kiểm tra.

Quản trị dữ liệu tạo quyền kiểm soát như thế nào?

Quyền kiểm soát không hình thành chỉ bằng việc tuyên bố rằng dữ liệu là tài sản quan trọng. Governance phải chuyển khái niệm trách nhiệm thành quyền quyết định cụ thể, sau đó liên kết những quyền đó với chính sách, tiêu chuẩn và cơ chế kiểm soát có thể thực thi.

Xác lập trách nhiệm và quyền ra quyết định

Trong một mô hình phổ biến, Data Owner chịu trách nhiệm đối với các quyết định quan trọng của một miền dữ liệu; Data Steward hỗ trợ duy trì định nghĩa, quy tắc chất lượng và xử lý vấn đề; còn bộ phận kỹ thuật hoặc Data Custodian thực thi những kiểm soát cần thiết trên hệ thống.

Tên gọi và cách phân chia vai trò có thể khác nhau giữa các tổ chức. Điều quyết định không phải là có đủ các chức danh này hay không, mà là các quyền như ai được định nghĩa dữ liệu, ai được thay đổi quy tắc, ai phê duyệt quyền truy cập và ai chịu trách nhiệm khi xảy ra vấn đề phải được phân bổ rõ ràng.

Mức độ tập trung quyền quyết định cũng cần phù hợp với tổ chức. Nếu mọi quyết định đều dồn về một đầu mối, quá trình xử lý có thể chậm và thiếu hiểu biết về bối cảnh nghiệp vụ. Ngược lại, nếu mỗi đơn vị tự quyết định hoàn toàn, cùng một dữ liệu có thể xuất hiện nhiều định nghĩa và tiêu chuẩn khác nhau. Governance phải tạo được sự cân bằng giữa tính thống nhất và khả năng ra quyết định tại nơi có đủ kiến thức chuyên môn.

Thiết lập chính sách, tiêu chuẩn và cơ chế kiểm soát

Chính sách xác định nguyên tắc mà tổ chức muốn tuân theo; tiêu chuẩn chuyển nguyên tắc đó thành yêu cầu cụ thể hơn; còn cơ chế kiểm soát giúp kiểm tra hoặc buộc việc thực thi đi đúng yêu cầu.

Chẳng hạn, với trường dữ liệu thể hiện trạng thái khách hàng, governance có thể xác định đơn vị nào sở hữu định nghĩa chính thức, những giá trị nào được chấp nhận, ai được phép thay đổi định nghĩa và trường hợp nào cần phê duyệt. Các nhóm quản lý dữ liệu sau đó triển khai kiểm tra dữ liệu, quyền truy cập hoặc quy trình xử lý lỗi theo những quyết định này. Khi hai hệ thống sử dụng hai định nghĩa khác nhau, tổ chức đã có sẵn người có thẩm quyền và quy tắc để giải quyết xung đột.

Không tồn tại một ngưỡng chất lượng hay một KPI quản trị dữ liệu duy nhất phù hợp cho mọi tổ chức. Yêu cầu về độ đầy đủ, tính kịp thời, quyền truy cập hoặc thời gian lưu giữ phải phụ thuộc vào mục đích sử dụng, mức độ rủi ro và nghĩa vụ áp dụng cho từng loại dữ liệu. Vai trò của governance là bảo đảm có người được trao quyền để xác lập, phê duyệt, giám sát và xem xét lại các yêu cầu đó.

Quản trị dữ liệu khác quản lý dữ liệu như thế nào?

Quản trị dữ liệu và quản lý dữ liệu có quan hệ chặt chẽ nhưng không đồng nghĩa. Khác biệt chính nằm ở quyền quyết định và thực thi.

Ví dụ, khi xuất hiện nhiều bản ghi khách hàng không nhất quán, governance xác định ai chịu trách nhiệm đối với dữ liệu khách hàng, tiêu chuẩn nào phải đạt và ai có quyền phê duyệt cách xử lý. Hoạt động quản lý dữ liệu mới trực tiếp kiểm tra bản ghi, sửa lỗi và triển khai biện pháp ngăn lỗi tái diễn.

Nếu thiếu governance, các nhóm vận hành vẫn có thể xử lý dữ liệu nhưng dễ tối ưu theo nhu cầu cục bộ, dẫn đến khác biệt về định nghĩa, quyền hạn hoặc tiêu chuẩn giữa các đơn vị. Nếu chỉ có governance mà không có năng lực quản lý dữ liệu để thực thi, chính sách và trách nhiệm lại có nguy cơ chỉ tồn tại trên giấy. Hai lớp này bổ sung cho nhau: governance quyết định điều gì phải được kiểm soát và ai chịu trách nhiệm, còn data management biến những quyết định đó thành hoạt động thực tế.

Quản trị dữ liệu là cơ chế quản trị giúp tổ chức xác lập rõ trách nhiệm, quyền ra quyết định, tiêu chuẩn và cách giám sát đối với dữ liệu. Mục đích của nó không phải trực tiếp thực hiện mọi công việc xử lý dữ liệu, mà bảo đảm các quyết định về dữ liệu được đưa ra theo nguyên tắc thống nhất và có người chịu trách nhiệm. Giá trị của governance xuất hiện khi quyền hạn gắn với trách nhiệm thực tế, tiêu chuẩn đủ cụ thể để thực thi và việc tuân thủ được kiểm soát trong quá trình quản lý dữ liệu.