Phân biệt nền tảng số và hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin tập trung vào việc thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp và trao đổi thông tin để phục vụ một mục tiêu hoặc nghiệp vụ xác định. Trong khi đó, nền tảng số nhấn mạnh việc tạo ra một môi trường số để nhiều bên cùng tham gia, tương tác, giao dịch, sử dụng dịch vụ hoặc dựa trên đó phát triển thêm sản phẩm, dịch vụ.

Vì vậy, có thể hiểu ngắn gọn: hệ thống thông tin thiên về thực hiện và quản lý nghiệp vụ; nền tảng số thiên về tạo môi trường và khả năng kết nối để các bên cùng khai thác.

Hệ thống thông tin và nền tảng số là gì?

Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần công nghệ được thiết lập để tạo lập, thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đưa và trao đổi thông tin nhằm phục vụ một mục đích nhất định. Một hệ thống có thể được xây dựng cho một cơ quan, doanh nghiệp hoặc một nghiệp vụ cụ thể.

Ví dụ, hệ thống quản lý nhân sự có thể đảm nhiệm việc lưu hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng, theo dõi quá trình làm việc và lập báo cáo. Trọng tâm của nó là xử lý thông tin phục vụ nghiệp vụ quản lý nhân sự.

Nền tảng số có phạm vi chức năng khác. Theo cách tiếp cận trong pháp luật về giao dịch điện tử, nền tảng số là một hệ thống thông tin tạo môi trường điện tử cho phép các bên thực hiện giao dịch hoặc cung cấp, sử dụng sản phẩm, dịch vụ hay dùng môi trường đó để phát triển sản phẩm, dịch vụ.

Do đó, nền tảng số không chỉ xử lý thông tin cho một nghiệp vụ. Nó còn cung cấp môi trường, cơ chế kết nối và các khả năng dùng chung để nhiều chủ thể có thể tham gia.

Khác nhau cốt lõi về chức năng

Khác biệt có thể nhìn rõ nhất qua mục tiêu mà mỗi loại hệ thống được thiết kế để thực hiện.

Điểm cần lưu ý là đây không phải hai loại hoàn toàn tách biệt về mặt kỹ thuật. Nền tảng số có thể được xây dựng trên các thành phần vốn có của một hệ thống thông tin. Điểm phân biệt nằm nhiều hơn ở vai trò chức năng và mô hình khai thác.

Nền tảng số khác hệ thống thông tin ở cơ chế vận hành nào?

Một hệ thống thông tin thông thường được thiết kế quanh một quy trình nghiệp vụ. Người dùng đưa dữ liệu vào, hệ thống xử lý theo các quy tắc đã định và trả về kết quả.

Chẳng hạn, hệ thống quản lý hồ sơ có thể tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra dữ liệu, lưu trữ và cung cấp kết quả tra cứu. Giá trị của hệ thống chủ yếu nằm ở khả năng thực hiện nghiệp vụ chính xác và hiệu quả.

Nền tảng số có thêm một lớp chức năng: tạo môi trường để các chủ thể khác nhau cùng sử dụng những năng lực số được cung cấp. Các năng lực này có thể bao gồm tài khoản, định danh, xác thực, thanh toán, chia sẻ dữ liệu, tìm kiếm, giao tiếp hoặc các giao diện kết nối.

Vì vậy, cơ chế vận hành có thể khái quát như sau:

Hệ thống thông tin: Người dùng → Nghiệp vụ → Xử lý thông tin → Kết quả

Nền tảng số: Nhiều chủ thể → Môi trường số dùng chung → Tương tác/giao dịch/sử dụng dịch vụ → Hình thành giá trị

Đây là lý do một nền tảng số thường được quan tâm không chỉ ở chức năng xử lý dữ liệu mà còn ở khả năng kết nối, liên thông và mở rộng.

Khi nào một hệ thống thông tin có thể được xem là nền tảng số?

Không phải cứ có website, ứng dụng, cơ sở dữ liệu hoặc nhiều người sử dụng thì hệ thống đó trở thành nền tảng số.

Một hệ thống có đặc trưng nền tảng rõ hơn khi nó tạo ra môi trường để các chủ thể khác nhau cùng tham gia và khai thác các chức năng hoặc dịch vụ được cung cấp.

Có thể xem xét một số dấu hiệu:

·         Có nhiều nhóm chủ thể cùng tham gia hoặc tương tác

·         Cung cấp môi trường để thực hiện giao dịch hoặc sử dụng dịch vụ

·         Có các năng lực dùng chung cho nhiều dịch vụ hoặc ứng dụng

·         Cho phép kết nối, chia sẻ hoặc trao đổi dữ liệu giữa các bên

·         Có khả năng mở rộng thêm dịch vụ, ứng dụng hoặc nhóm người dùng trên cùng môi trường

Ngược lại, nếu hệ thống chủ yếu phục vụ một quy trình nội bộ, một nghiệp vụ cụ thể và không có vai trò tạo môi trường tương tác giữa nhiều chủ thể, cách gọi hệ thống thông tin thường phản ánh đúng chức năng hơn.

Ví dụ để phân biệt nền tảng số và hệ thống thông tin

Hãy hình dung một doanh nghiệp có hệ thống quản lý nhân sự. Hệ thống này lưu thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, tính ngày phép và tạo báo cáo. Đây là hệ thống thông tin vì chức năng trung tâm là quản lý và xử lý thông tin nhân sự.

Trong khi đó, một nền tảng thương mại điện tử tạo môi trường cho người bán đăng sản phẩm, người mua tìm kiếm và đặt hàng, đồng thời có thể tích hợp thanh toán, vận chuyển và các dịch vụ liên quan. Chức năng cốt lõi không chỉ là lưu dữ liệu sản phẩm mà còn là tạo môi trường kết nối nhiều bên để giao dịch và cung cấp dịch vụ.

Tương tự, một nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu có thể cung cấp môi trường để nhiều hệ thống kết nối, trao đổi và khai thác dữ liệu theo các cơ chế dùng chung. Khi đó, giá trị của nền tảng nằm ở khả năng kết nối và tạo điều kiện cho các hệ thống khác cùng khai thác năng lực chung.

Do đó, ranh giới không nên hiểu đơn giản là “hệ thống nhỏ, nền tảng lớn”. Một hệ thống thông tin có thể có quy mô rất lớn, trong khi một nền tảng số có thể phục vụ một phạm vi chuyên ngành. Điều quyết định vẫn là vai trò chức năng và cách các chủ thể khai thác nó.

Nên dùng khái niệm nào trong từng trường hợp?

Nếu mục tiêu là mô tả một hệ thống được xây dựng để thực hiện một nghiệp vụ hoặc quản lý một nhóm thông tin xác định, nên dùng hệ thống thông tin.

Nếu mục tiêu là nhấn mạnh môi trường dùng chung để nhiều bên kết nối, tương tác, giao dịch, sử dụng dịch vụ hoặc phát triển thêm dịch vụ trên đó, khái niệm nền tảng số phù hợp hơn.

Có thể dùng quy tắc nhận diện nhanh:

Nếu câu hỏi chính là “Hệ thống xử lý thông tin và nghiệp vụ gì?” → nghiêng về hệ thống thông tin

Nếu câu hỏi chính là “Hệ thống tạo môi trường nào để các bên cùng tương tác và khai thác?” → nghiêng về nền tảng số

Hai khái niệm vì thế có quan hệ gần nhau nhưng không đồng nhất. Nền tảng số có thể được xem là một hệ thống thông tin có vai trò đặc thù: không chỉ xử lý thông tin mà còn tạo môi trường số để kết nối, tương tác và cung cấp hoặc phát triển dịch vụ.