Lựa chọn công nghệ chuyển đổi số dựa trên yếu tố nào?

Vì vậy, lựa chọn công nghệ chuyển đổi số cần được xem xét đồng thời trên các yếu tố: mục tiêu và nhu cầu, mức độ phù hợp với quy trình, khả năng tích hợp, khả năng mở rộng, bảo mật và quản trị dữ liệu, chi phí tổng thể cùng năng lực triển khai.

Nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi số là yếu tố đầu tiên

Công nghệ chỉ có giá trị khi giải quyết được một nhu cầu cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định rõ đang muốn cải thiện vấn đề nào trước khi so sánh các giải pháp.

Nhu cầu có thể liên quan đến tự động hóa quy trình, quản lý dữ liệu, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban, kiểm soát hoạt động hoặc hỗ trợ ra quyết định.

Một cách tiếp cận phù hợp là xác định:

·         Quy trình hoặc vấn đề đang gây ra nhiều chi phí, thời gian hoặc sai sót

·         Kết quả cần cải thiện sau khi ứng dụng công nghệ

·         Người sử dụng trực tiếp và các bộ phận liên quan

·         Dữ liệu đầu vào và đầu ra của quy trình

·         Chỉ số dùng để đánh giá hiệu quả sau triển khai

Từ đó, doanh nghiệp có thể phân biệt giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp công nghệ. Ví dụ, nhu cầu có thể là rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng; phần mềm quản lý đơn hàng, tự động hóa quy trình hay tích hợp dữ liệu chỉ là những phương án công nghệ để đáp ứng nhu cầu đó.

Nếu chưa xác định được bài toán cần giải quyết, việc lựa chọn dựa trên tính năng dễ dẫn đến tình trạng mua một hệ thống nhiều chức năng nhưng ít chức năng thực sự được sử dụng.

Công nghệ phải phù hợp với quy trình và mô hình vận hành

Sau khi xác định nhu cầu, cần đánh giá công nghệ có phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành hay không. Đây là bước quan trọng vì một giải pháp tốt về mặt kỹ thuật vẫn có thể thất bại nếu không phù hợp với quy trình thực tế.

Cần xem xét công nghệ sẽ tác động vào quy trình hiện tại ở đâu, thay thế bước nào, tự động hóa bước nào và yêu cầu nhân sự thay đổi ra sao. Nếu quy trình đang có nhiều điểm bất hợp lý, doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa vấn đề do công nghệ và vấn đề do quy trình.

Một hệ thống phù hợp thường phải đáp ứng được ba yêu cầu:

1.    Giải quyết đúng điểm nghẽn của quy trình

2.    Không tạo thêm quá nhiều thao tác thủ công hoặc bước trung gian

3.    Có thể được nhân sự sử dụng và vận hành trong thực tế

Đây cũng là lý do không nên mặc định rằng giải pháp có nhiều tính năng hơn sẽ tốt hơn. Công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi các tính năng liên quan đến mục tiêu chuyển đổi thực sự được khai thác.

Khả năng tích hợp quyết định mức độ kết nối của hệ thống

Khả năng tích hợp là yếu tố đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp đã có nhiều phần mềm và hệ thống dữ liệu khác nhau.

Một công nghệ mới cần được đánh giá dựa trên khả năng trao đổi dữ liệu với các hệ thống hiện có, chẳng hạn hệ thống quản trị doanh nghiệp, kế toán, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kho hoặc các nền tảng dữ liệu nội bộ.

Về kỹ thuật, cần kiểm tra:

·         Có API hoặc cơ chế kết nối phù hợp hay không

·         Dữ liệu có thể đồng bộ theo thời gian thực hay theo lô

·         Hệ thống có hỗ trợ các định dạng và giao thức cần thiết hay không

·         Có thể xác định và quản lý dữ liệu trùng lặp hay không

·         Cơ chế phân quyền và xác thực khi kết nối được thiết kế như thế nào

·         Việc tích hợp có phụ thuộc quá mức vào một nhà cung cấp hay không

Khả năng tích hợp tốt giúp giảm việc nhập dữ liệu lặp lại và hạn chế tình trạng mỗi phòng ban sử dụng một “kho dữ liệu” riêng. Ngược lại, một hệ thống khó tích hợp có thể khiến doanh nghiệp phải duy trì thêm các quy trình trung gian, làm tăng chi phí vận hành.

Khả năng mở rộng cần được đánh giá ngay từ đầu

Công nghệ không chỉ cần đáp ứng quy mô hiện tại mà còn phải phù hợp với hướng phát triển của doanh nghiệp.

Khả năng mở rộng có thể được xem xét trên nhiều phương diện: số lượng người dùng, khối lượng dữ liệu, số lượng giao dịch, số chi nhánh, số quy trình và khả năng bổ sung thêm chức năng.

Đặc biệt với các nền tảng điện toán đám mây, khả năng cung cấp và thu hồi tài nguyên theo nhu cầu là một đặc điểm quan trọng của mô hình này. NIST mô tả cloud computing là mô hình cho phép truy cập theo nhu cầu tới một tập hợp tài nguyên tính toán có thể cấu hình và được cấp phát hoặc giải phóng nhanh chóng. Điều này cho thấy khả năng mở rộng nên được đánh giá cả ở góc độ kiến trúc và mô hình vận hành, không chỉ dựa trên số lượng tính năng của phần mềm.

Doanh nghiệp nên đặt ra các câu hỏi như:

·         Khi số người dùng tăng, hệ thống có đáp ứng được không?

·         Khi dữ liệu tăng nhanh, chi phí và hiệu năng thay đổi thế nào?

·         Có thể bổ sung module hoặc dịch vụ mới mà không phải thay thế toàn bộ hệ thống không?

·         Có thể mở rộng sang chi nhánh, thị trường hoặc quy trình khác không?

·         Khi nhu cầu thay đổi, dữ liệu có thể được chuyển sang hệ thống khác không?

Một giải pháp phù hợp ở hiện tại nhưng tạo ra chi phí chuyển đổi rất lớn trong tương lai có thể trở thành rào cản cho quá trình chuyển đổi số.

Bảo mật và quản trị dữ liệu phải được xem là tiêu chí bắt buộc

Công nghệ chuyển đổi số thường xử lý dữ liệu vận hành, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính hoặc dữ liệu nội bộ. Vì vậy, bảo mật không nên được xem là một tính năng bổ sung sau khi lựa chọn công nghệ.

Doanh nghiệp cần đánh giá cách hệ thống kiểm soát truy cập, xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu, ghi nhận nhật ký hoạt động, sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng như xử lý sự cố.

NIST Cybersecurity Framework 2.0 tổ chức quản trị rủi ro an ninh mạng theo sáu chức năng gồm Govern, Identify, Protect, Detect, Respond và Recover. Cách tiếp cận này cho thấy bảo mật không chỉ là triển khai một công cụ bảo vệ mà còn liên quan đến quản trị, nhận diện rủi ro, bảo vệ, phát hiện, ứng phó và khôi phục.

Ở cấp độ quản lý an toàn thông tin, ISO/IEC 27001:2022 đặt ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý an toàn thông tin và nhấn mạnh việc quản lý rủi ro phù hợp với quy mô, nhu cầu và bối cảnh của tổ chức.

Do đó, khi lựa chọn công nghệ, doanh nghiệp nên kiểm tra không chỉ “hệ thống có bảo mật không” mà còn “hệ thống cho phép doanh nghiệp quản trị rủi ro và dữ liệu như thế nào”.

Chi phí cần tính theo tổng vòng đời, không chỉ giá mua

Giá phần mềm hoặc chi phí triển khai ban đầu chỉ là một phần của bài toán đầu tư công nghệ.

Tổng chi phí có thể bao gồm:

·         Chi phí bản quyền hoặc thuê dịch vụ

·         Chi phí triển khai và tùy chỉnh

·         Chi phí tích hợp

·         Chi phí hạ tầng

·         Chi phí đào tạo và chuyển đổi vận hành

·         Chi phí bảo trì và hỗ trợ

·         Chi phí nâng cấp

·         Chi phí phát sinh khi mở rộng quy mô

·         Chi phí chuyển đổi hoặc thay thế hệ thống trong tương lai

Vì vậy, hai giải pháp có giá mua ban đầu khác nhau chưa chắc có tổng chi phí sở hữu tương ứng với mức chênh lệch đó.

Quan trọng hơn, chi phí cần được đặt cạnh giá trị tạo ra. Một hệ thống đắt hơn có thể hợp lý nếu giảm được nhiều công việc thủ công, cải thiện khả năng kiểm soát hoặc hỗ trợ mở rộng quy mô. Ngược lại, một giải pháp rẻ nhưng khó tích hợp và tốn nhiều nguồn lực vận hành có thể tạo ra chi phí dài hạn lớn hơn.

Năng lực triển khai và mức độ phụ thuộc nhà cung cấp cũng cần được cân nhắc

Một công nghệ phù hợp về chức năng vẫn có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp không đủ năng lực triển khai và vận hành.

Cần đánh giá:

·         Đội ngũ nội bộ có đủ năng lực kỹ thuật hay không

·         Nhà cung cấp có hỗ trợ triển khai, đào tạo và xử lý sự cố hay không

·         Thời gian triển khai có phù hợp với khả năng thay đổi của tổ chức không

·         Doanh nghiệp có thể tự quản trị dữ liệu và cấu hình cần thiết đến mức nào

·         Khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu có thể được xuất và chuyển đổi hay không

Mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp cũng cần được xem xét. Nếu một hệ thống sử dụng định dạng dữ liệu độc quyền hoặc chỉ có thể tích hợp với một hệ sinh thái nhất định, chi phí chuyển đổi trong tương lai có thể tăng đáng kể.

Do đó, khả năng tích hợp và khả năng mở rộng nên được đánh giá cùng với tính linh hoạt và khả năng chuyển đổi, thay vì xem từng yếu tố một cách độc lập.

Có thể dùng ma trận tiêu chí để so sánh trước khi quyết định

Sau khi xác định yêu cầu, doanh nghiệp nên chuyển các yếu tố thành tiêu chí đánh giá cụ thể thay vì lựa chọn theo cảm tính.

Một ma trận có thể gồm:

Không nhất thiết mọi tiêu chí phải có trọng số giống nhau. Doanh nghiệp nên ưu tiên tiêu chí dựa trên mức độ quan trọng đối với Core Question của dự án chuyển đổi số. Với hệ thống xử lý dữ liệu nhạy cảm, bảo mật có thể là điều kiện bắt buộc; với nền tảng cần mở rộng nhanh, khả năng tích hợp và mở rộng có thể được đặt trọng số cao hơn.

Điểm quan trọng là tiêu chí phải dẫn đến một quyết định có thể kiểm chứng, thay vì chỉ tạo ra một danh sách tính năng.

Lựa chọn công nghệ nên bắt đầu từ nhu cầu và kết thúc bằng khả năng phát triển

Lựa chọn công nghệ chuyển đổi số không phải là cuộc so sánh đơn thuần giữa các sản phẩm. Quyết định phù hợp phải kết nối được nhu cầu kinh doanh → quy trình → công nghệ → dữ liệu → khả năng tích hợp → bảo mật → chi phí → khả năng mở rộng.

Trong đó, nhu cầu thực tế quyết định công nghệ cần giải quyết vấn đề gì; khả năng tích hợp quyết định công nghệ có kết nối được với hệ sinh thái hiện tại hay không; khả năng mở rộng quyết định giải pháp có tiếp tục phù hợp khi doanh nghiệp phát triển hay không.

Vì vậy, công nghệ nên được lựa chọn dựa trên mức độ phù hợp với bài toán và khả năng phát triển lâu dài, thay vì chỉ dựa vào mức độ phổ biến, số lượng tính năng hoặc chi phí đầu tư ban đầu.