Các bước chuyển đổi số được thực hiện theo trình tự nào?

Không có một số bước bắt buộc cho mọi tổ chức. Các tài liệu hướng dẫn về chuyển đổi số cũng nhấn mạnh mỗi tổ chức cần xây dựng lộ trình phù hợp với chính mình. Sổ tay chuyển đổi số của Petrovietnam đưa ra một quy trình thực hành gồm 6 bước, từ đánh giá hiện trạng và mục tiêu, lập kế hoạch, chuẩn bị công nghệ và nhân lực đến thực hiện, đánh giá và cải tiến. Vì vậy, sáu bước dưới đây là một khung triển khai có quan hệ phụ thuộc rõ ràng nhưng vẫn cần điều chỉnh theo quy mô, mức độ sẵn sàng và bài toán thực tế.

Bước 1: Xác định nhu cầu và bài toán ưu tiên

Điểm khởi đầu của chuyển đổi số là vấn đề cần giải quyết, không phải danh sách công nghệ muốn mua. Tổ chức cần nhận diện điểm nghẽn đang ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng, doanh thu, chi phí, năng suất, chất lượng, tốc độ xử lý hoặc khả năng kiểm soát. “Muốn ứng dụng AI” mới là một ý tưởng công nghệ; “thời gian xử lý yêu cầu khách hàng quá dài vì dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống” đã là một bài toán đủ cụ thể để phân tích.

Bài toán nên làm rõ bốn yếu tố: đối tượng chịu tác động, quy trình hoặc hoạt động đang gặp vấn đề, mức độ ảnh hưởng và kết quả kỳ vọng sau thay đổi. Khi có nhiều nhu cầu cùng lúc, việc ưu tiên có thể dựa trên giá trị dự kiến, mức cấp thiết, khả năng đo lường và phạm vi có thể kiểm soát.

Kết quả của bước này nên là một problem statement ngắn gọn: vấn đề gì đang xảy ra, xảy ra ở đâu, ảnh hưởng đến ai và chỉ tiêu nào cần cải thiện. Nếu tổ chức chưa mô tả được vấn đề bằng ngôn ngữ nghiệp vụ, việc chọn nền tảng hoặc nhà cung cấp lúc này dễ biến chuyển đổi số thành một dự án mua sắm công nghệ rời rạc.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng và đặt mục tiêu đo lường được

Sau khi xác định bài toán, tổ chức cần biết mình đang ở đâu trước khi quyết định phải đi đến đâu. Đánh giá hiện trạng không chỉ là kiểm kê phần mềm. Phạm vi đánh giá còn gồm quy trình đang vận hành, dữ liệu hiện có, mức độ tích hợp hệ thống, năng lực nhân sự, quyền sở hữu dữ liệu, các điểm kiểm soát và những phụ thuộc có thể cản trở triển khai.

Tiếp theo cần thiết lập baseline và target. Baseline phản ánh mức hiện tại, còn target xác định mức cần đạt sau thay đổi. Với một quy trình xử lý hồ sơ, chỉ số có thể là thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ hồ sơ phải nhập lại, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ xử lý tự động hoặc tỷ lệ sử dụng kênh số. Không có một ngưỡng KPI chung cho mọi chương trình chuyển đổi số; KPI phải xuất phát từ vấn đề cụ thể và có nguồn dữ liệu đủ tin cậy để đo.

Không có baseline, tổ chức khó xác định chuyển đổi đã tạo ra bao nhiêu thay đổi. Không có target, nhóm triển khai cũng thiếu tiêu chí chung để đánh giá thành công. Bước 2 vì thế phải tạo ra bức tranh hiện trạng, khoảng cách cần thu hẹp, mục tiêu có thể kiểm chứng và các ràng buộc chính trước khi lập lộ trình.

Bước 3: Xây dựng lộ trình và ưu tiên sáng kiến

Mục tiêu đã rõ nhưng không thể thực hiện mọi thay đổi cùng lúc. Tổ chức cần chuyển mục tiêu thành danh mục sáng kiến và sắp xếp chúng theo giá trị, tính khả thi, mức phụ thuộc và rủi ro.

Chẳng hạn, một sáng kiến có giá trị kỳ vọng cao nhưng phụ thuộc vào dữ liệu chưa được chuẩn hóa có thể phải thực hiện sau dự án làm sạch và thống nhất dữ liệu. Ngược lại, một thay đổi nhỏ nhưng giải quyết nhanh điểm nghẽn quan trọng có thể được triển khai trước để kiểm chứng cách tiếp cận và tạo dữ liệu thực tế cho các bước tiếp theo.

Lộ trình cần trả lời ba vấn đề: việc nào làm trước, các sáng kiến phụ thuộc nhau ra sao và mỗi giai đoạn phải tạo ra kết quả gì. Roadmap vì thế không chỉ là lịch triển khai. Nó cần liên kết mục tiêu với sáng kiến, người chịu trách nhiệm, nguồn lực, rủi ro và các điểm kiểm tra.

Danh sách mua phần mềm không thể thay thế lộ trình chuyển đổi số. Sáng kiến phải phục vụ mục tiêu đã xác định, còn công nghệ được chọn sau đó để hiện thực hóa sáng kiến. Khi thứ tự ưu tiên và các mối phụ thuộc đã rõ, tổ chức mới có căn cứ thiết kế giải pháp phù hợp.

Bước 4: Chọn giải pháp và chuẩn bị dữ liệu, quy trình, nhân lực

Từ lộ trình đã xây dựng, tổ chức xác định yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật rồi mới lựa chọn giải pháp. Việc đánh giá không nên dừng ở số lượng tính năng. Khả năng tích hợp, chất lượng dữ liệu đầu vào, an toàn thông tin, khả năng mở rộng, chi phí vận hành và năng lực quản trị đều ảnh hưởng đến việc giải pháp có thể hoạt động trong môi trường thực tế hay không.

Ba nền tảng cần được chuẩn bị song song với công nghệ. Dữ liệu cần đủ chính xác, có chủ sở hữu và quy tắc sử dụng. Quy trình cần được chuẩn hóa hoặc thiết kế lại để không số hóa nguyên trạng những bước dư thừa. Con người phải hiểu mục tiêu, trách nhiệm và cách vận hành mới. Trong quy trình chuyển đổi số của Petrovietnam, việc nghiên cứu công nghệ, số hóa dữ liệu và quy trình, cùng chuẩn bị nguồn nhân lực được đặt trước giai đoạn thực hiện chuyển đổi.

Kết thúc bước 4, thiết kế giải pháp phải đủ rõ về phạm vi chức năng, dữ liệu cần sử dụng, quy trình đích, trách nhiệm vận hành, yêu cầu tích hợp, kiểm soát rủi ro và kế hoạch đào tạo. Những phụ thuộc quan trọng về dữ liệu hoặc quy trình chưa được xử lý cần được giải quyết trước khi mở rộng triển khai.

Bước 5: Thí điểm, triển khai và quản trị thay đổi

Với sáng kiến mới hoặc có mức rủi ro đáng kể, thí điểm trong phạm vi kiểm soát giúp kiểm chứng các giả định trước khi nhân rộng. Pilot cần xác định trước nhóm người dùng, phạm vi quy trình, thời gian thử nghiệm và tiêu chí thành công. Mục tiêu không chỉ là chứng minh hệ thống “chạy được” mà phải kiểm tra xem giải pháp có cải thiện kết quả nghiệp vụ trong điều kiện vận hành thực tế hay không.

Dữ liệu hệ thống và phản hồi người dùng đều cần được theo dõi. Một giải pháp có thể hoạt động đúng về kỹ thuật nhưng vẫn chưa tạo ra giá trị nếu nhân viên né sử dụng, phải nhập dữ liệu ngoài hệ thống hoặc duy trì song song quy trình cũ.

Quản trị thay đổi vì thế diễn ra cùng quá trình triển khai. Người sử dụng cần hiểu lý do thay đổi, được đào tạo theo đúng vai trò, biết quy trình mới và có kênh xử lý vấn đề trong giai đoạn đầu.

Chỉ nên nhân rộng khi các lỗi cốt lõi đã được xử lý, dữ liệu đủ ổn định và quy trình mới có thể vận hành trong thực tế. Nếu pilot không đạt mục tiêu, cần xác định nguyên nhân nằm ở bài toán ban đầu, thiết kế quy trình, dữ liệu, giải pháp hay mức độ chấp nhận của người sử dụng. Dừng hoặc sửa một thử nghiệm ở quy mô nhỏ có thể tránh việc triển khai rộng một phương án chưa phù hợp.

Bước 6: Đo lường kết quả, điều chỉnh và nhân rộng

Đưa hệ thống vào hoạt động chưa phải kết quả cuối cùng. Sau triển khai, các chỉ số thực tế phải được so sánh với baseline và target đã xác định ở bước 2.

Ở đây cần phân biệt output và outcome. Số tài khoản được tạo, số quy trình được đưa lên hệ thống hay số buổi đào tạo là đầu ra của dự án. Thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ sử dụng, năng suất hoặc chi phí trên mỗi giao dịch mới phản ánh thay đổi ở cấp nghiệp vụ.

Khi KPI chưa đạt, nguyên nhân không nhất thiết nằm ở công nghệ. Dữ liệu có thể chưa đủ chất lượng, quy trình chưa được thiết kế lại, người dùng chưa chấp nhận cách làm mới, mục tiêu chưa phù hợp hoặc phạm vi thí điểm chưa đại diện. Phân tích nguyên nhân tạo cơ sở để quyết định tiếp tục tối ưu, thay đổi thiết kế hay dừng sáng kiến. Khi mục tiêu đạt và điều kiện vận hành ổn định, tổ chức mới có cơ sở nhân rộng sang đơn vị, quy trình hoặc nhóm người dùng khác.

Quy trình của Petrovietnam cũng đặt bước đánh giá sau triển khai, trong đó kết quả được so sánh với kế hoạch và tiếp tục duy trì, cải thiện, điều chỉnh theo tình hình thực tế. Vì vậy, đo lường không chỉ phục vụ báo cáo mà còn tạo dữ liệu cho vòng quyết định tiếp theo. Sau bước 6, tổ chức có thể quay lại bước 1 để xác định bài toán mới hoặc trở lại các bước trước nếu mục tiêu, lộ trình hay giải pháp cần điều chỉnh.

Trình tự hợp lý của các bước chuyển đổi số là xác định nhu cầu → đánh giá hiện trạng và mục tiêu → lập lộ trình → chọn giải pháp và chuẩn bị nguồn lực → thí điểm, triển khai → đo lường và cải tiến. Các bước liên kết với nhau theo quan hệ phụ thuộc: bài toán xác định mục tiêu, mục tiêu dẫn tới lộ trình, lộ trình định hướng giải pháp, còn kết quả đo lường quyết định việc tối ưu hoặc nhân rộng. Vì vậy, chuyển đổi số nên được quản trị như một chu kỳ cải tiến liên tục thay vì một dự án công nghệ kết thúc khi hệ thống được đưa vào sử dụng.