Biến động thị trường và rủi ro doanh nghiệp liên hệ thế nào?

Điểm quan trọng là Ban kiểm soát không phải bộ phận điều hành và cũng không đương nhiên tồn tại trong mọi doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp có bắt buộc thành lập Ban kiểm soát hay không phụ thuộc vào loại hình, cơ cấu sở hữu và mô hình quản trị được lựa chọn.

Căn cứ pháp lý chính hiện nay là Luật Doanh nghiệp 2020; Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp đã có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Ban kiểm soát giữ vị trí nào trong cơ cấu quản trị?

Ở công ty cổ phần áp dụng mô hình có Ban kiểm soát, cơ cấu quản trị gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Ban kiểm soát vì vậy nằm trong cơ chế kiểm tra quyền lực nội bộ, nhưng không thay thế bất kỳ chủ thể nào trong ba cấp quyết định, quản trị và điều hành.

Có thể hiểu sự phân công này theo ba tầng: Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu; Hội đồng quản trị quản trị và quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình; Giám đốc hoặc Tổng giám đốc tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày. Ban kiểm soát đứng ở vị trí kiểm tra cách các chủ thể quản trị và điều hành thực hiện quyền hạn được giao.

Luật quy định trực tiếp Ban kiểm soát giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. Đồng thời, Ban kiểm soát kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong hoạt động quản lý, điều hành.

Điều đó cũng xác lập một giới hạn quan trọng: Ban kiểm soát không phải “cấp trên” của Hội đồng quản trị hay Giám đốc theo nghĩa điều hành. Ban không thay Giám đốc quyết định hoạt động kinh doanh và cũng không thay Hội đồng quản trị thực hiện quyền quản trị. Công cụ chủ yếu của Ban kiểm soát là kiểm tra, thẩm định, báo cáo, cảnh báo và kiến nghị.

Ban kiểm soát giám sát hoạt động quản trị và điều hành như thế nào?

Giám sát của Ban kiểm soát không chỉ diễn ra sau khi một quyết định đã gây hậu quả. Cơ chế pháp luật cho phép Ban tiếp cận hoạt động quản trị từ quá trình hình thành quyết định, kiểm tra tài liệu, đánh giá hệ thống kiểm soát cho đến phát hiện vi phạm và kiến nghị biện pháp khắc phục.

Trước hết, Ban kiểm soát theo dõi tính hợp pháp và mức độ cẩn trọng của hoạt động quản lý. Một quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc không chỉ được xem xét về kết quả kinh doanh mà còn phải đặt trong phạm vi thẩm quyền, trình tự ra quyết định, nghĩa vụ của người quản lý và lợi ích của công ty.

Tiếp theo, Ban kiểm soát kiểm tra hệ thống thông tin dùng để quản trị doanh nghiệp. Luật yêu cầu kiểm tra tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Vì vậy, hoạt động giám sát không thể chỉ dựa vào nhận định của người điều hành mà phải có khả năng đối chiếu với sổ sách, báo cáo và tài liệu doanh nghiệp.

Một lớp giám sát khác hướng vào hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro. Ban kiểm soát có trách nhiệm rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cơ chế cảnh báo sớm. Điều này giúp chức năng kiểm soát chuyển từ việc chỉ tìm sai phạm sang đánh giá liệu doanh nghiệp có cơ chế đủ khả năng phòng ngừa và phát hiện sai lệch hay không.

Khi phát hiện thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm trách nhiệm của người quản lý, Ban kiểm soát phải thông báo bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. Như vậy, kết quả giám sát phải dẫn tới hành động cảnh báo hoặc kiến nghị cụ thể chứ không dừng ở việc ghi nhận vấn đề.

Những nội dung nào thuộc phạm vi kiểm tra và thẩm định?

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Ban kiểm soát là thẩm định thông tin trước khi thông tin đó trở thành cơ sở để cổ đông đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với công ty cổ phần, Ban kiểm soát thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng cũng như báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Báo cáo thẩm định được trình tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Phạm vi kiểm tra còn bao gồm hợp đồng và giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền chấp thuận của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông. Đây là nhóm giao dịch cần kiểm soát vì có khả năng xuất hiện xung đột giữa lợi ích của người quản lý, cổ đông liên quan và lợi ích chung của công ty. Ban kiểm soát có thể rà soát và đưa ra khuyến nghị về những giao dịch cần được phê duyệt.

Khi thấy cần thiết, Ban còn được xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán, tài liệu khác của công ty và công việc quản lý, điều hành. Hoạt động kiểm tra cũng có thể phát sinh từ nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc yêu cầu hợp lệ của cổ đông, nhóm cổ đông theo luật định.

Đáng chú ý, khi nhận yêu cầu kiểm tra từ cổ đông hoặc nhóm cổ đông thuộc trường hợp luật quy định, Ban kiểm soát phải thực hiện kiểm tra trong 07 ngày làm việc và báo cáo vấn đề được yêu cầu trong 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra. Tuy nhiên, việc kiểm tra không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị hoặc làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Giới hạn này cho thấy quyền kiểm tra không phải quyền can thiệp tùy ý. Mục tiêu là tạo khả năng giám sát đủ mạnh nhưng không biến Ban kiểm soát thành một trung tâm điều hành song song.

Ban kiểm soát có những quyền gì để thực hiện giám sát?

Một cơ quan giám sát sẽ khó hoạt động thực chất nếu không được tiếp cận thông tin. Vì vậy, quyền thông tin là điều kiện trực tiếp để Ban kiểm soát thực hiện chức năng của mình.

Kiểm soát viên phải được nhận một số tài liệu cùng thời điểm và theo phương thức như thành viên Hội đồng quản trị, bao gồm thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo; nghị quyết, quyết định và biên bản của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị và các tài liệu khác do công ty phát hành.

Kiểm soát viên còn có quyền tiếp cận hồ sơ và tài liệu được lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc địa điểm khác của công ty và được đến địa điểm làm việc của người quản lý, nhân viên trong giờ làm việc. Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và những người quản lý khác có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời khi Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên yêu cầu.

Ngoài quyền thu thập thông tin, Ban kiểm soát còn được tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty. Ban có thể sử dụng tư vấn độc lập hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ.

Sau quá trình kiểm tra, Ban kiểm soát có thể kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông sửa đổi, bổ sung hoặc cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, cơ chế giám sát và hoạt động điều hành.

Có thể hình dung cơ chế này thành một chuỗi: tiếp cận thông tin → kiểm tra và đối chiếu → xác định sai lệch hoặc rủi ro → báo cáo, cảnh báo → kiến nghị biện pháp xử lý. Đây mới là cách Ban kiểm soát tạo ra tác động đối với quản trị doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp phải có Ban kiểm soát?

Không thể kết luận rằng cứ thành lập công ty cổ phần là bắt buộc phải có Ban kiểm soát.

Luật Doanh nghiệp cho phép công ty cổ phần, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, lựa chọn một trong hai mô hình quản trị. Mô hình thứ nhất gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, nếu công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần, Ban kiểm soát không bắt buộc.

Ở mô hình thứ hai, cơ cấu gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, không tổ chức Ban kiểm soát theo mô hình trên. Đổi lại, ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và công ty phải có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị.

Quy định này cũng cho thấy Ban kiểm soát và Ủy ban kiểm toán không nên được coi là hai tên gọi khác nhau của cùng một cơ quan. Chúng thuộc hai mô hình tổ chức quản trị khác nhau.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, nghĩa vụ thành lập cũng phụ thuộc vào cơ cấu sở hữu. Công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước thuộc trường hợp luật quy định và công ty con của doanh nghiệp nhà nước phải thành lập Ban kiểm soát; những trường hợp khác do công ty quyết định. Đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, trường hợp chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì phải thành lập Ban kiểm soát, còn trường hợp khác do công ty quyết định.

Vì vậy, khi xác định một doanh nghiệp có bắt buộc phải tổ chức Ban kiểm soát hay không, cần kiểm tra đồng thời loại hình doanh nghiệp, cơ cấu sở hữu, mô hình quản trị, Điều lệ và quy định chuyên ngành áp dụng cho doanh nghiệp đó.

Tính độc lập của Ban kiểm soát được bảo đảm ra sao?

Giám sát chỉ có ý nghĩa khi người thực hiện kiểm soát có khoảng cách cần thiết với đối tượng bị kiểm soát. Luật vì vậy đặt ra các điều kiện nhằm hạn chế xung đột lợi ích của Kiểm soát viên.

Trong công ty cổ phần, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại không hạn chế số nhiệm kỳ. Trưởng Ban kiểm soát do các Kiểm soát viên bầu theo nguyên tắc đa số và Ban phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam.

Kiểm soát viên phải được đào tạo trong các chuyên ngành phù hợp như kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, họ không được là người quản lý công ty và không được có quan hệ gia đình với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và những người quản lý khác theo phạm vi luật quy định.

Tính độc lập này đi kèm trách nhiệm cá nhân. Kiểm soát viên phải thực hiện nhiệm vụ trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông, không được lợi dụng chức vụ, thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh hoặc tài sản công ty để tư lợi. Nếu vi phạm nghĩa vụ và gây thiệt hại, Kiểm soát viên có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường; lợi ích thu được từ hành vi vi phạm phải được hoàn trả cho công ty.

Do đó, một Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả không chỉ cần quyền xem tài liệu. Cơ chế kiểm soát chỉ có giá trị khi Kiểm soát viên đủ chuyên môn, có khả năng tiếp cận thông tin, không bị chi phối bởi người đang được giám sát và chịu trách nhiệm đối với chính hoạt động kiểm soát của mình.

Ban kiểm soát về bản chất là cơ chế giám sát quyền quản trị và điều hành trong doanh nghiệp, chứ không phải một cấp điều hành bổ sung. Ban kiểm tra tính hợp pháp, trung thực và cẩn trọng của hoạt động quản lý; thẩm định báo cáo; rà soát giao dịch có liên quan; đánh giá kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro; tiếp cận thông tin, phát hiện vi phạm và đưa ra kiến nghị khắc phục.

Hiệu quả của Ban kiểm soát vì thế phụ thuộc vào ba điều kiện gắn liền với nhau: đủ quyền tiếp cận thông tin, đủ độc lập với đối tượng được giám sát và có cơ chế biến kết quả kiểm tra thành báo cáo, cảnh báo hoặc kiến nghị cụ thể. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định đúng mô hình quản trị của mình, bởi pháp luật không yêu cầu mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức Ban kiểm soát.